Gestion documentaire : La sécurité en ligne de mire ?

Un besoin de sécurité indéniable pour les documents numérisés

Les échanges électroniques continuent de se multiplier dans les entreprises. De plus, la communication digitale est en train de faire évoluer le mail classique avec sa pièce jointe vers des outils de collaboration tel que la Gestion Electronique de Documents qui permet de gérer des documents et d’y associer une messagerie instantanée.

Mais les entreprises étant très attirées par la recherche de productivité peuvent mettre de côté la sécurité. Pourtant, l’espionnage industriel ou les fuites de propriétés industrielles sont bel et bien là et font ressortir les difficultés des entreprises à garantir l’accès aux données, leur fiabilité et leur interopérabilité.

D’où l’importance de faire appel à un expert qui saura vous proposer une solution de GED sécurisée et qui garantira la confidentialité de vos données. A lire sur notre blog : Comment réussir son projet de GED en 4 étapes ?

Comment garantir la sécurité de la GED ?

Protéger les données de l’entreprise

La réappropriation des données grâce à des logiciels « on premises » se développe car le cloud à ses limites. Ces logiciels s’adressent aux entreprises qui souhaitent avoir leurs données sur leurs propres serveurs mais il faut également avoir les moyens humains et techniques pour en assurer la maintenance.

Même si le cloud computing peut faire peur aux entreprises, il faut savoir choisir un fournisseur de confiance qui saura accompagner les entreprises dans la sécurité de leurs données. Souvent expert dans son domaine et ayant ses propres datacenters, le fournisseur garantira ainsi la sécurité et la fiabilité des données de l’entreprise.

Sécuriser les échanges GED

Intégrer des consultants, collaborateurs, partenaires ou prestataires dans un processus documentaire est un vrai challenge pour  la sécurité et la fiabilité des données. Aussi la GED se sécurise toute seule en permettant de gérer les droits d’accès et de partage.

Repenser l’existant pour mieux s’adapter

La façon de communiquer et les modes d’échange évoluent constamment en fonction des nouvelles technologies et notamment avec l’arrivée de nouveaux outils : messagerie instantanée sécurisée, plateformes dédiées, signature électronique, workflow… Il faut donc que les solutions de GED adaptent leur système de sécurité  à ces nouveaux outils afin de préserver les données qui y sont stockées.

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