La conduite du changement au service de la dématérialisation des factures

La mise en place de ce type de projet se heurte généralement à une résistance au changement de la part des utilisateurs. En effet, ils peuvent être réfractaires du fait : d’une dépossession de documents, du changement d’outils ou de façon de communiquer… Afin d’obtenir l’adhésion des différentes équipes, la conduite du changement est essentielle dans la gestion des projets de dématérialisation et doit être un préalable obligatoire. Dès le lancement du projet, il est primordial d’associer les utilisateurs dans les différentes phases et à communiquer sur l’avancement du projet.

Les utilisateurs au cœur des projets de dématérialisation

Du fait que beaucoup d’acteurs soient impliqués dans la dématérialisation des documents (factures fournisseurs, bons de commande, notes de frais...), il est indispensable d’organiser et planifier les tâches de chaque collaborateur. Cette implication des utilisateurs doit être réalisée tout au long de l’avancement du projet mais d’autant plus dans certaines phases où leur rôle est primordial. Il y a 4 phases clés où il est impératif d’impliquer les différents acteurs :

• Phase de diagnostic et étude préalable où sont réalisés l’audit de l’existant ainsi que la description précise des besoins.
• Phase de mise en œuvre du projet de dématérialisation où les utilisateurs se familiarisent avec les nouveaux processus mis en place.
• Phase d’accompagnement au changement basée sur une démarche de conseils et une maîtrise des impacts humains pendant les phases de préparation, de changement et post-changement.
• Phase de formation et transfert de compétences durant laquelle les collaborateurs s’approprient entièrement et efficacement le projet de dématérialisation.

Une fois l’implication des utilisateurs obtenue, il s’agit de les associer aux solutions envisagées, en les faisant notamment participer à la prise de décision.

Travailler en équipe pour une communication efficace

Chaque personne impliquée dans le processus de dématérialisation des documents doit apporter sa validation dans la solution choisie. Diffuser une communication claire et homogène vers les utilisateurs par la diffusion des supports est primordial afin d’accompagner l’ensemble des utilisateurs dans leur projet et renforcer le partage entre les équipes. Par ailleurs, impliquer la hiérarchie dans la communication du projet permet de montrer l’importance de celui-ci pour la société et ainsi accélérer les prises de décision.

La conduite du changement doit ainsi s’assurer de mettre à disposition toute la documentation descriptive du processus de dématérialisation des documents. De plus, il va falloir sensibiliser les équipes sur les impacts que ce changement va entrainer sur le traitement de leurs documents.

Axess accompagne les entreprises dans leur projet de dématérialisation, grâce à une démarche de conseil, de formation et de conduite de changement auprès des interlocuteurs, directions générales, informatiques et métiers. Chaque process est adapté et personnalisé en fonction des objectifs et contraintes des entreprises (budget, délais…).