Gagnez en productivité avec Nexia, la solution de dématérialisation pour vos factures fournisseurs

Illustration dématérialisation factures fournisseurs

Diviser par deux le coût de gestion de vos factures fournisseurs ? Réduire leur temps de traitement ? Améliorer votre productivité ? Tout est possible en dématérialisant vos factures fournisseurs avec NEXIA !

Nexia factures

NEXIA, votre logiciel de GED adapté à la dématérialisation de vos factures fournisseurs

En 2021, on estime à 14€ le coût d'une facture traitée de manière manuelle contre 1€ si celle-ci est dématérialisée. Choisir la dématérialisation c'est alors faire des économies . Conscient de ces enjeux pour les entreprises, Axess a développé NEXIA, une GED nouvelle génération et intelligente, disponible en mode SaaS. NEXIA accompagne les grandes entreprises et grands comptes dans la digitalisation de leur activité afin d'accélérer les procédures de traitement de leurs factures fournisseurs.

Avec une solution de dématérialisation et d'automatisation comme NEXIA, une entreprise est désormais capable de traiter environ 90 000 factures par an, contre 6000 si le processus se fait manuellement.

Pourquoi automatiser la gestion de vos factures fournisseurs ?

  • Réduisez les coûts opérationnels de l'ordre de 60%
  • Gagnez du temps dans la recherche et le contrôle des factures
  • Développez une relation de confiance avec vos fournisseurs
  • Optimisez la productivité de vos équipes en supprimant les tâches manuelles liées à la gestion des factures

La solution NEXIA vous permet également de garantir votre conformité avec la réglementation fiscale : obligation de la facturation électronique, portail pro CHORUS, piste d'audit fiable, archivage légal...

Texture fond gris

Focus sur la réglementation de la facture électronique

Depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique est obligatoire dans le cadre des échanges entre les entreprises et le service public. Et à partir de janvier 2024, le Plan de Loi Finance 2020 prévoit d'étendre cette obligation pour les échanges BtoB. La mise en application de cette obligation sera progressive et débutera au 1er janvier 2024 pour se terminer au 1er janvier 2026. Les enjeux de cette réglementation sont importants : assurer la traçabilité des factures et la transparence entre les différents acteurs, réduire les délais de paiement mais aussi optimiser les échanges entre les différents acteurs.

Lire notre article

 

Comment gérer vos factures fournisseurs ?

Pour une gestion optimale de vos processus, la solution de dématérialisation NEXIA fonctionne en cinq étapes clés.

1. Captures des factures

Quel que soit leur format et leur canal de réception (courriers papiers, Portail CHORUS Pro, mails, EDI, portail fournisseur), NEXIA est capable de capturer 100% de vos factures. La solution vous permet ensuite d'automatiser l’enregistrement des pièces, la comptabilisation, les imputations ou la mise au paiement

2. Indexation automatique

NEXIA dispose également d'un moteur de recherche puissant équipé d'une intelligence artificielle. Dotée de facettes, le moteur de recherche NEXIA permet de faciliter les recherches des utilisateurs et d'exploiter vos données efficacement. La solution est également capable de traiter rapidement un gros volume de recherche. Grâce à un système de classement dynamique et performant, les informations de vos factures fournisseurs sont lues et indexées automatiquement. Ce classement peut être par date, par fournisseur ou encore par référence. Ce classement intelligent permet par la suite de fluidifier vos recherches, de gagner du temps au quotidien et ainsi d'améliorer la productivité de vos équipes.

3. Workflow de validation

Grâce au processus de workflow intégré à NEXIA, votre circuit de validation est géré de manière optimale. Vous pouvez créer des alertes et vos factures peuvent être commentées et validées par les personnes concernés directement dans NEXIA, ce qui évite les tâches à faible valeur ajoutée. Afin de garantir la sécurité de vos informations, vous avez la possibilité de gérer les droits d'accès et habilitations de chaque collaborateur.

4. Piste d'audit fiable

Avec NEXIA, vous en mesure de piloter efficacement votre processus financier et ainsi d'être en accord avec la piste d'audit fiable. Ce pilotage permet d'assurer la traçabilité du processus de facturation, et aussi les conditions d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité des factures. L'enjeu final étant de se prémunir des tentatives de fraude et d'éviter les fausses factures. Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire notre article qui vous explique les enjeux et le rôle de la piste d'audit fiable dans vos projets de dématérialisation.

5. Archivage légal

Pour finir les factures fournisseurs sont archivées au sein de la solution NEXIA, via un archivage légal. Ce qui assure à vos documents pérennité, intégrité, sécurité et traçabilité pour une conservation optimale et définie.

NEXIA automatise les exports vers les principaux ERP du marché dans le but d'éviter les erreurs et vous faire gagner du temps au quotidien : SAP, SAGE, Microsoft AX & NAV, M3, MOVEX, CEGID, ANAEL, GENERIX, JDE, ORACLE, AS 400, QUALIAC, IRIS FINANCE, QUADRA, QUAD, MFG Pro... La solution est également capable de s'interfacer avec les ERP de l'habitat social : Portallmmo Habitat, Prem’habitat, ULIS, IKOS, Esti@, Cassiopae Habitat, QUALIAC.

Mobilité Nexia

Une outil entièrement mobile pour la gestion et la digitalisation de vos factures

Facile d'utilisation et à prendre en main, NEXIA c'est aussi une solution de dématérialisation entièrement mobile pour une meilleure expérience utilisateurs. Notre offre est accessible quand et où vous le souhaitez. Tout ça sur PC, tablette ou même sur votre smartphone ! Que vous soyez en télétravail ou à distance, vous accédez simplement à votre interface et vos documents, ce qui vous permet de :

  • Suivre en temps réel le statut de vos factures et vos indicateurs clés
  • Valider en un clic vos factures et bons de commande
  • Améliorer l'efficacité et la gestion de votre processus de facturation
  • Garder un contact avec vos fournisseurs

La mobilité de NEXIA permet également de renforcer le télétravail au sein de votre entreprises. Les informations circulent simplement entre vos collaborateurs, toujours de manière hautement sécurisée, qu'ils soient au bureau ou en déplacement.