Comment une UTL a changé de logiciel de gestion pour digitaliser durablement son activité ?

Contexte

Créée en 1976 et reconnue d'intérêt général, l'association Oareil réunit trois activités : l'Université du Temps Libre, la formation professionnelle et gérontologique, et Allô Maltraitance. Au cœur de ce projet, son Université du Temps Libre accueille plus de 6 000 adhérents chaque saison, pour qui l'inscription est un rendez-vous très attendu.

Son site, construit sur Kiubi et accompagné depuis 2017 par l'agence web bordelaise Natural Net, est la porte d'entrée des adhérents. Pendant des années, un outil de gestion développé sur mesure a porté l'activité. Pour digitaliser durablement les inscriptions de son Université du Temps Libre, Oareil a retenu, après l’audit de plusieurs solutions, e-parcours, le logiciel de gestion de la formation d’Axess. 

Objectifs

Pour mener à bien cette migration et digitaliser durablement les inscriptions de l’UTL, Axess, Kiubi et Natural Net se sont fixé cinq objectifs :

• Offrir un socle solide et pérenne : avec e-parcours, un logiciel métier sécurisé, maintenu par son éditeur et capable d’évoluer avec l’association
• Traduire les règles de gestion d’Oareil dans e-parcours et sur le site : adhésion selon le statut et l’activité, tarifs au prorata des séances restantes, aucune survente
• Garantir la tenue du pic de charge du jour d’ouverture, comparable à celui d’un site e-commerce
• Donner aux équipes d’Oareil un pilotage en temps réel, grâce aux tableaux de bord e-parcours
• Déployer l’ensemble en six mois, reprise des données et formation des équipes comprises

La solution apportée

Pour offrir aux adhérents une inscription aussi simple qu'un achat en ligne, les partenaires ont appliqué les codes du e-commerce à l'ensemble du parcours, de la page d'activité jusqu'à la gestion en coulisses. Quatre briques complémentaires y répondent :

• Un parcours d'inscription calqué sur l'achat en ligne : catalogue, panier, paiement en ligne, avec des places disponibles mises à jour à chaque commande
• e-parcours comme socle de gestion : activités, adhésions, inscriptions et paiements y sont gérés selon les règles propres à Oareil
• Un connecteur dédié, conçu par Kiubi avec l'appui d'Axess : il synchronise en temps réel les places et les comptes, et met à jour les activités à intervalles réguliers
• Une continuité de service pensée dès la conception : opérations mises en attente puis reprises en cas de ralentissement, tests de charge en amont, et suivi en direct par les équipes le jour de l'ouverture

Chaque partenaire y a apporté son expertise : Natural Net a conçu l'interface du site et l'expérience utilisateur ; Kiubi, éditeur français basé à Strasbourg, fournit la plateforme de création de sites web et de boutiques en ligne sur laquelle repose le site d'Oareil, hébergé en France ; Axess a mis à disposition le TMS e-parcours ; et Stéphane K. a coordonné l'ensemble du projet.

Les résultats

Oareil pilote désormais son Université du Temps Libre depuis e-parcours, relié à son site. Le 22 juin 2026 à 9 heures, les adhérents ont pu s’inscrire et payer en ligne, avec des places disponibles actualisées en temps réel :

Source : données du site d’Oareil, 22 juin 2026.

Côté équipes, e-parcours a été déployé en six mois, entre janvier et juin, reprise des données et formation comprises, et ses tableaux de bord permettent désormais de suivre l’activité en temps réel.

Des bénévoles continuent d'accompagner les adhérents qui préfèrent être aidés pour s'inscrire.

Une méthode duplicable

Ce qui a été construit pour Oareil est aujourd'hui une méthode éprouvée et duplicable, portée par des éditeurs et partenaires français aux expertises complémentaires. Merci à toute l’équipe d’Oareil, qui a porté ce projet de bout en bout.