Pourquoi externaliser son système d'information et comment réussir ?

juin 2021
Céline DARONNAT
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Sécurité, performance, simplicité, souplesse, coûts... l'externalisation de son système d'information n'est désormais plus un privilège réservé aux grandes entreprises. Du choix du prestataire à sa mise en place, voici nos conseils pour bien démarrer ce projet !

L'externalisation, définition d'une pratique source de tranquillité

Pour commencer, voyons ensemble la définition de l'externalisation du SI.

  • L’externalisation consiste à confier à un ou plusieurs partenaires extérieurs une tâche ou une activité auparavant réalisée en interne.

En tant qu’expert dans son domaine, le prestataire a pour mission de garantir la sécurité et la fiabilité du système d'information. Pour cela, il mène des actions de maintenance, de supervision quotidienne ou encore d'optimisation de la performance. Il apporte une réelle valeur ajoutée à votre infrastructure et vous fait bénéficier de son expertise et de ses compétences techniques.

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Pourquoi externaliser son système d'information ? Quels avantages ?

En choisissant d'externaliser son SI, une entreprise profitera des avantages suivants :

Sécurisation globale

Données, applications, serveurs... la sécurité est le centre de l'externalisation. Aussi, votre prestataire se doit d'anticiper les menaces, de vous proposer des solutions adaptées et de superviser en continu votre SI. L'externalisation permet ainsi de garantir et maintenir une sécurisation globale 24h/24 et 7j/7.

Simplification de la gestion

Que ce soit pour la gestion au quotidien ou pour la résolution des éventuels problèmes, l'externalisation vous simplifie la vie, car ce n'est plus vous qui avez à vous en occuper. Le prestataire est là et il gère.

Maîtrise et rationalisation des coûts

Le budget lié aux ressources informatiques est fixé à l'année. Ce qui permet d'avoir une vision globale et de transformer cette charge variable en charge fixe. Pour calculer le budget à allouer, le plus simple est de procéder à un audit. Celui-ci permettra de représenter le service informatique et ses besoins d'optimisation en prenant en compte :

  • Sa taille
  • Sa maturité
  • Les technologies utilisées
  • Les projets en cours et à venir

Optimisation continue du SI

Un système d'information n'est pas figé et il doit évoluer avec vos besoins et ceux de votre entreprise, mais aussi rester sécurisé et performant. C'est pourquoi, l'externalisation comprend également le suivi et la mise à niveau perpétuelle des technologies utilisées pour le stockage et la gestion.

Souplesse dans le choix des éléments externalisés

Vous êtes libre d'externaliser tout ou une partie de votre SI : gestion du parc informatique, hébergement des données, des applications, des logiciels... C'est vous qui décidez et le prestataire est là pour vous conseiller et vous accompagner dans ce choix.

Homogénéisation de l'infrastructure IT

L'externalisation permet aussi de remettre à plat toute votre infrastructure. En analysant l'existant, le prestataire vous proposera dans son offre technique une architecture et un dimensionnement adéquat et propre à votre entreprise. Homogénéisée et débarrassée des éléments superflus, votre infrastructure repartira ainsi sur une base saine et simplifiée.

 

Les clés pour faire les bons choix et réussir l’externalisation de son SI

Avant de se lancer à bras-le-corps dans un projet d'externalisation, il est important de se poser les bonnes questions et de prendre le temps de définir ses réels attentes et besoins. La mise en œuvre finale en sera facilitée.

Pour cela, voici quelques bonnes pratiques qui pourront vous aider dans la réalisation de votre projet :

Identifier ses besoins

En amont, il est indispensable d’identifier l'objectif de votre projet d’externalisation. Il faudra alors se poser les bonnes questions pour définir clairement les éléments qui vont la composer :

  • L'externalisation va-t-elle concerner l'ensemble de mon système d'information ou seulement une partie ?
  • Pourquoi est-ce que je souhaite externaliser mon SI ?
  • Quelles sont mes attentes par rapport au contexte de mon entreprise ?
  • Quelles sont mes attentes vis-à-vis du prestataire ?
  • Quels impacts cette externalisation va entraîner sur les modes de fonctionnement internes actuels ?
  • Quelles relations cela peut-il avoir sur les autres systèmes ?
  • Quels vont être les avantages et inconvénients de l'externalisation pour mon entreprise ?

Sélectionner un prestataire compétent et reconnu

Le premier conseil que nous pouvons vous donner est de choisir un prestataire unique. Cela vous permettra de contrôler plus facilement la manière dont sont gérées vos différentes applications. Ensuite, certains points sont à vérifier. Certains sont des basiques, mais d'autres feront vraiment la différence à long terme :

  • Compétences techniques
  • Mise à disposition d'un support client
  • Délai de réponse en cas de problématique
  • Disponibilité de l'assistance et du contact commercial
  • Sécurité des lieux d'hébergement

L'essentiel sera de trouver la bonne adéquation entre l’offre technique du prestataire et les besoins fonctionnels de votre entreprise.

Sensibiliser ses collaborateurs à la démarche

L’externalisation de son système d’information est un cap important à franchir pour les collaborateurs. Changer de fonctionnement peut prendre du temps et certains collaborateurs pourraient être réticents au changement. Il est important de bien prendre en compte ce contexte.

Il faudra alors accompagner vos équipes dans ce changement et cela passe par une bonne communication. L'objectif est ici de les rassurer sur le projet qui va être mise en place mais aussi de les convaincre que ce choix ne va pas provoquer une perte de responsabilité des équipes. Au contraire, ce changement va leur permettre de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et de profiter eux aussi des compétences techniques du prestataire.

Définir les bons indicateurs de mesure

Définir les indicateurs les plus importants à mesurer fait partie des étapes primordiales de ce changement. En effet, changer c'est bien, mais mesurer les bénéfices c'est mieux. Suivant vos objectifs vous pourrez définir différents indicateurs de mesure : disponibilité du service, temps de réponse, niveau de sécurité, qualité du service… Vous pourrez ainsi vérifier la pertinence de votre opération d'externalisation et mettre en place des axes d'amélioration si besoin.

 

Infrastructure IT, services, gouvernance... en bref, comment réussir son externalisation ?

Quel que soit la raison ou le contexte qui vous pousse à externaliser, vous devez bien garder en tête que pour réussir ce type de projet il faut surtout veiller à deux points essentiels : bien se préparer en amont et se faire accompagner par un professionnel dont c'est le métier.

GROUPE GRIM
Lionel DUNOM, Directeur du Service informatique

La question que nous nous sommes posée était de savoir si nous gardions ou non la maîtrise de notre architecture informatique ou si nous en donnions la maintenance à un prestataire externe plus compétent que nous. Nous avons opté pour la seconde option car elle nous apportait une expertise en plus. Soyons réaliste, aujourd’hui, les systèmes de serveurs sont bien plus compliqués à suivre qu’il y a 15 ans.

Fond texturé
L'étude de cas

La solution externalisée proposée par Axess

Axess propose l'externalisation du SI et accompagne toutes les entreprises, quels que soient leurs contextes, objectifs, organisations, tailles... L'hébergement est garanti dans nos datacenters souverains, sur nos équipements et plateformes entièrement sécurisées. Qualité, sécurité et accessibilité sont les maîtres mots de notre savoir-faire ! Saviez-vous qu'Axess est un hébergeur agréé Hébergement de données de santé (HDS) ?

Céline DARONNAT
Céline DARONNAT
Chargée de Communication et Marketing

En tant que Chargée de Communication et Marketing, Céline accompagne le Pôle Cloud Computing d’Axess dans le développement de ses activités.