Différences entre digitalisation et dématérialisation

novembre 2021

Laura BENISTANT

Digitalisation et dématérialisation, deux termes très souvent utilisés ces dernières années, font partie de la stratégie de nombreuses entreprises. Mais quelles différences existe-t-il entre ces deux termes ?

Digitalisation : définition d'une approche globale et stratégique

A proprement parlé, la digitalisation consiste à utiliser les nouvelles technologies pour mettre fin aux tâches manuelles chronophages avec pour objectif d'augmenter sa productivité et la rentabilité de l'entreprise. La digitalisation est une approche globale, complètement intégrée à la stratégie des entreprises, quel que soient leur taille et leur secteur d’activité.

La digitalisation correspond donc à un projet global qui ne touche pas seulement une partie de l'entreprise mais qui impacte l’ensemble de l’organisation. La digitalisation englobe différents procédés qui peuvent toucher tous les pôles de l'entreprise :

Digitalisation des échanges à travers des espaces dédiés
Mise en place d'un CRM pour gérer sa relation client de manière 100% numérique
Technologies d'intelligence artificielle et objets connectés
Mise en place du Cloud Computing et de solutions SaaS
Mise en œuvre de logiciels de dématérialisation et de GED

Une démarche de digitalisation globale permet aux entreprises de gagner du temps, d'être plus compétitives sur un marché toujours plus concurrentiel et d'être plus performantes dans leur quotidien.

Pourquoi la crise sanitaire a accélérer la digitalisation des entreprises ?

La transformation digitale des entreprises a commencé il y a déjà plusieurs années. Mais la crise sanitaire du COVID19 a mis un réel coup de boost à cette démarche de transition digitale ! Le télétravail a eu un impact significatif sur les méthodes de travail des entreprises et leur manière de fonctionner. Pour les dirigeants qui n'avaient pas encore entamé leur virage numérique, il a fallu partir de zéro. Et les enjeux étaient grands. Les entreprises ont du se réinventer tout en continuant d’assurer l’accessibilité aux données pour tous les collaborateurs même en télétravail, de renforcer la collaboration entre les équipes qui sont à distance et aussi en continuant de répondre aux demandes des clients.

La digitalisation s'est véritablement imposée aux entreprises, elles n'ont pas eu d'autres choix que de se tourner vers le numérique et de se doter de nouveaux outils pour les accompagner dans ce changement. Les logiciels de dématérialisation et de GED ont été grandement plébiscités par les dirigeants. Comment s'intègrent ces solutions dans la stratégie de l'entreprise ? Quelles différences avec une démarche de digitalisation ?

Dématérialisation : définition de cette brique essentielle de la digitalisation

La dématérialisation s’insère naturellement dans le projet global de digitalisation d’une entreprise et apparait même comme une brique essentielle pour bon nombre de dirigeants. La dématérialisation est un procédé qui permet d'automatiser et de gérer de manière entièrement numérique ses processus métiers mais aussi l'ensemble de ses documents : factures fournisseurs, factures clients, courriers entrants et sortants, notes de frais, contrats, bons de commande, dossiers clients... Choisir la dématérialisation, c'est adopter le zéro papier et dire stop aux tâches et procédures manuelles !

La dématérialisation implique généralement de parler aussi de GED (Gestion électronique de documents), de workflow de validation et d'archivage numérique. Des technologies indispensables au bon fonctionnement d'un projet de dématérialisation.

L'Etat pleinement investit dans la dématérialisation des entreprises

La dématérialisation est vivement encouragée par l'Etat depuis ces dernières années. Cela a commencé avec la mise en place de la directive 2014/55/UE par l’Union Européenne qui souhaite généraliser au sein de ses états membres la facture électronique dans le cadre des marchés publics. L'objectif de cette directive est :

d’assurer la traçabilité des factures et la transparence entre les différents acteurs
de réduire considérablement les délais de paiement
d’optimiser les échanges entre les entreprises privées et les organismes publics

En France, la loi s'est appliqué en 2017 avec la mise en place du Portail Chorus Pro, solution mutualisée de facturation électronique visant à simplifier les démarches des entreprises et à répondre à l'enjeu de l'Etat qui est de réduire les délais de paiement. Depuis le 1er janvier 2020, l'ensemble des entreprises (ETI, PME et TPE) ont l’obligation de déposer leurs factures à destination des organismes publics sur le portail Chorus.

A partir du 1er juillet 2024, le gouvernement va encore plus loin avec son projet de loi finance qui prévoit l’obligation de facturation électronique dans les relations inter-entreprises et la transmission sous forme électronique des données des factures électroniques à l’administration. Pour en savoir plus sur la généralisation de la facture électronique, nous vous invitons à lire notre article : Dématérialisation des factures : une obligation qui rentrera en vigueur en 2024

Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux pour les entreprises qui décident de l'adopter. Grâce à l'automatisation des processus et la gestion entièrement digitale des documents, vos procédures sont accélérées pour un gain de temps au quotidien. Vos salariés ont plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui augmente leur productivité et la performance de votre entreprise.

Via une solution de dématérialisation, l'ensemble de vos informations est centralisé en un point unique. Vos données sont plus facilement accessibles à vos collaborateurs, qu'ils soient au bureau, à distance ou en télétravail. Ce qui permet ainsi de répondre aux nouvelles méthodes de travail qui ont émergées ces derniers mois au sein des entreprises.

L'investissement dans un logiciel de dématérialisation est aussi bénéfique pour votre rentabilité ! On estime à 14€ le coût d'une facture traitée de manière manuelle contre 1€ si celle-ci est dématérialisée. Ces coûts comprennent la gestion du document et le temps de travail alloué à celui-ci, le coût du papier mais aussi les frais d'affranchissement, le matériel nécessaire et les coûts de stockage.

Comment dématérialiser ses documents ?

Pour réussir la dématérialisation de ses processus et documents, il faut faire appel à un prestataire et se doter d'une solution adaptée à votre entreprise et à votre environnement. Dans ce sens, Axess a développé en 2020 une nouvelle génération de logiciel : la GED NEXIA.

NEXIA accompagne les grandes entreprises dans l'automatisation et la dématérialisation de leurs processus métiers à travers une offre intuitive, moderne et globale :

Dématérialisation de l’ensemble des documents stratégiques des entreprises
Accélération des procédures de traitement pour vos processus financiers
Simplification de la mise en conformité réglementaire (Portail Chorus pro, copie fiable, facturation électronique...)
Riche périmètre fonctionnel pour une gestion globale de vos processus
Solution 100% SaaS, mobile et flexible
Interface avec vos applicatifs métiers : SAP, SAGE, Microsoft AX & NAV…, M3, MOVEX, ORACLE, ANAEL, GENERIX, JDE, CEGID, AS 400, QUALIAC, Talentia Software, QUADRA, QAD, MFG Pro…

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