Oct 13, 2016 in Dématérialisation
Gestion Electronique de Documents : Quelles sont les fonctionnalités les plus appréciées ?

La Gestion Electronique des Documents (GED) fait aujourd’hui partie intégrante des entreprises ayant choisi la digitalisation de leurs processus. Alors, quelles sont les fonctionnalités clés de cette solution ?

Qu’est-ce que la Gestion Electronique des documents ?

Une solution de GED permet la gestion de l’ensemble des documents d’une entreprise, de leur acquisition à leur archivage. Cette solution a pour but de diminuer voire supprimer le papier au sein des organisations notamment les factures fournisseurs, les contrats de travail ou encore les bons de commandes. Afin de mener à bien sa Gestion Electronique des Documents, 4 étapes primordiales existent : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents.

La GED permet aux dirigeants de réaliser de véritables économies de temps et d’argent, de gagner en productivité et réactivité. De plus, la GED assure une traçabilité et une conservation optimale des données, pour ainsi réduire la perte des documents.

Quelles sont les fonctionnalités nécessaires à une bonne solution de GED ?

Une solution de Gestion Electronique des Documents comporte différentes fonctionnalités toutes aussi importantes les unes que les autres. Mais certaines sont aujourd’hui plus appréciées par les collaborateurs :

La Lecture Automatique de Documents (LAD) : Elle permet, lors de la numérisation, de récupérer de multiples informations sur tout type de document. En complément de la GED, la LAD rend possible une extraction très rapide des données.

Le classement automatique : Les documents sont indexés, permettant de faciliter leur exploitation grâce à une description du document et de son contenu.

La gestion des accès : Une solution de Gestion Electronique de Documents peut être paramétrée afin de limiter les accès à certains utilisateurs. Un avantage de sécurité très important à l’heure d’une cybercriminalité accrue.

Les fonctions collaboratives : Les collaborateurs nomades peuvent accéder aux documents, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et en temps réel. Chacun peut travailler en mode collaboratif sur un même document et ainsi améliorer sa productivité.

Le processus de workflow : Ce dernier consiste à modéliser et d’automatiser les tâches les plus répétitives, afin de gagner du temps quotidiennement.

L’intégration aux processus métier : La GED s’intègre parfaitement aux applicatifs métiers des entreprises pour de répondre précisément à leurs besoins.

Afin de répondre aux besoins de Gestion Electronique de Documents des entreprises, Axess Business Solutions a développé la solution Codexia GED. Celle-ci permet l’indexation et le classement automatique de tout type de documents. Développée en mode SaaS, vous avez la possibilité de consulter vos données depuis tous vos applicatifs métiers, dans n’importe quel lieu et en temps réel pour une meilleure productivité.

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