Sep 22, 2016 in Dématérialisation
5 questions qu’on se pose sur la dématérialisation des factures fournisseurs!

Les retards de paiement sont aujourd’hui un véritable fléau dans les entreprises. Pour réduire ces délais, l’Etat incite désormais à choisir la dématérialisation des factures fournisseurs. Axess Business Solutions vous explique tout, en cinq questions !

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures fournisseurs, ne concernent pas seulement l’envoi par mail d’une facture PDF ou encore la lecture automatique de ces dernières. Aujourd’hui, la solution utilisée par la plupart des entreprises concerne la dématérialisation complète de l’ensemble de la chaîne. C’est-à-dire que le fournisseur transmet tout d’abord la facture par voie électronique, les informations sont ensuite automatiquement vérifiées et conservées dans le système de comptabilité de l’entreprise.

A qui s’adresse la dématérialisation des factures ?

A l’heure actuelle, tout le monde peut faire le choix d’une solution de dématérialisation, de l’artisan à la multinationale. Cependant, les entreprises françaises sont en retard par rapport aux autres pays européens. Malgré le développement de la dématérialisation de bout en bout (de l’envoi à la mise en paiement, en passant par le rapprochement entre commande et facture), celle-ci ne s’est pas encore généralisée.

D’ici 2020, la dématérialisation des factures fournisseurs devrait pourtant devenir obligatoire. En effet, le gouvernement souhaite que les échanges de factures entre l’Etat et ses fournisseurs soient entièrement dématérialisés via le portail CHORUS Portail Pro.

Quels sont les bénéfices pour les clients et les fournisseurs ?

Le bénéfice principal de la dématérialisation est bien évidemment les économies. D’après différentes études menées auprès d’entreprises utilisant la dématérialisation des factures fournisseurs, le coût de traitement d’une facture électronique est cinq fois inférieur à celui d’une facture papier.

Cela s’explique notamment par l’absence de fourniture mais surtout par le gain de productivité des collaborateurs. Pour une facture papier, une équipe peut en traiter 6000 à l’année contre 90 000 par an avec la dématérialisation. Ce qui entraine également un gain de temps considérable : de 15 jours en 100 % papier à 3 jours via la dématérialisation.

Et pour les fournisseurs ? Une fois les factures dématérialisées, le règlement pour le fournisseur est quasi systématique. Le traitement plus rapide des factures et la réduction des délais de paiement a donc des conséquences positives sur la trésorerie des fournisseurs.

Quels peuvent-être les freins à la mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Les freins rencontrés par les entreprises lors de la mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs sont souvent culturels. En effet, qui dit traitement automatique dit souvent réorganisation des processus et de l’entreprise. Dans certaines entreprises, il est encore assez fréquent de constater que des factures fournisseurs, pourtant électroniques, sont encore imprimées !

De plus, certaines idées reçues persistent : projet long à mettre en place, complexe, coûteux… Or, de nombreuses solutions existent aujourd’hui et permettent de profiter simplement et rapidement de tous les avantages de la dématérialisation des factures.

Enfin, comment s’y prendre ?

La clé pour réussir la mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs est le travail d’équipe et l’accompagnement. Ce type de solution ne peut être mené uniquement par le pôle comptabilité ou achat. Tous les métiers doivent être impliqués.

L’accompagnement au changement est ainsi primordial. La conduite du changement doit s’assurer de mettre à disposition toute la documentation descriptive du processus de dématérialisation des documents. De plus, il va falloir sensibiliser les équipes sur les impacts que ce changement va entraîner sur le traitement de leurs documents.

L’expertise métier d’Axess Business Solutions lui permet de proposer une solution de gestion complète du processus de dématérialisation des factures fournisseurs, de la réception jusqu’au règlement : Codexia Factures. Disponible en mode SaaS, Codexia Factures standardise les procédures et diminue vos délais de règlement conformément à la Loi de Modernisation des Entreprises (LME). Les coûts opérationnels en back office se verront également réduit, de l’ordre de 40% à 60%.
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