La dématérialisation de vos factures clients avec la GED NEXIA
La GED NEXIA, solution nouvelle génération et entièrement conforme aux nouvelles réglementations, accompagne les grandes entreprises dans l'automatisation de leur processus financier et la dématérialisation de leurs factures clients.
Automatisez efficacement la gestion de vos factures clients
Vous souhaitez gagner du temps dans la gestion de vos factures clients ? Etre en conformité avec la réglementation liée à la facture électronique ? Proposer une nouvelle expérience à vos clients ? Dite adieu à la facture papier ! Notre solution de dématérialisation NEXIA est là pour vous accompagner dans votre démarche de digitalisation de vos process clients. NEXIA dématérialise et automatise le traitement, la diffusion et aussi l'archivage de vos factures en toute sécurité.
Equipée d'un riche périmètre fonctionnel, NEXIA assure une gestion complète de vos processus clients : acquisition des documents papiers et électroniques, indexation des documents (XML, LAD, QRCode...), recherche de documents rapide et intuitive via l'intelligence artificielle, workflow de validation et archivage numérique. Une digitalisation globale qui vous permet de répondre à votre démarche de transformation digitale et aux nouvelles méthodes de travail de vos clients.
La solution NEXIA peut être interfacée directement avec votre ERP et vos logiciels métiers : SAP, SAGE, Microsoft AX & NAV…, M3, MOVEX, ORACLE, ANAEL, GENERIX, JDE, CEGID, AS 400, QUALIAC, Talentia Software, QUADRA, QAD, MFG Pro… Vous évitez les ressaisies et les tâches chronophages. L'envoi de vos factures clients se fait de manière 100% digitale.
Pourquoi dématérialiser vos factures clients avec NEXIA ?
- Accélérez le traitement de vos processus clients, gagnez du temps et en productivité
- Supprimez les erreurs liées à la gestion manuelle et diminuez la charge administrative de vos équipes
- Réduisez les coûts de traitement de vos factures : impression, affranchissement et stockage
- Améliorez votre relation avec vos clients et leur satisfaction en leur proposant une solution adaptée à leurs besoins
Comment répondre à l'obligation fiscale de la facture électronique ?
NEXIA est capable de vous accompagner dans la conformité de la facturation électronique. Pour rappel, après l'obligation de dématérialisation des factures à destination des établissements publics, les échanges inter-entreprises devront également être dématérialisés à partir du 1er juillet 2024.
Lire notre dossier : Dématérialisation des factures : une obligation qui rentrera en vigueur en 2024.
Dans ce sens, notre objectif est de proposer aux entreprises une offre fiable et en accord avec les évolutions réglementaires : RGPD, Portail CHORUS Pro, signature électronique, dématérialisation fiscale et Piste d'Audit Fiable (PAF), suppression de la facture papier...
Coffre-fort électronique, l'assurance d'un document fiable et sécurisé
La sécurité de vos factures est essentielle ainsi que votre conformité à la réglementation française. Pour cela, NEXIA est dotée d'un coffre-fort numérique à valeur probante. Ce qui vous permet de transmettre vos factures clients de manière entièrement sécurisée à vos clients et d'être en conformité avec la législation. La solution dispose également d'une technologie de signature électronique. La signature électronique a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document numérique a été approuvé par une personne identifiée. C’est l’assurance d’un document fiable et sécurisé.
Piste d'Audit Fiable : authenticité, intégrité et lisibilité
Avec NEXIA, vous pilotez efficacement votre processus financier et vous renforcez votre conformité à la Piste d'Audit Fiable. NEXIA assure la traçabilité du processus de facturation et garantit les conditions d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité de vos factures. Pour rappel, la Piste d'Audit Fiable a pour objectif de garantir un lien entre les factures émises et la livraison des biens ou prestations facturées. Avec pour but final de lutter contre la fraude et d’éviter aux maximum les fausses factures électroniques. Lire notre article sur la PAF
Comment mettre en place la facturation électronique ?
Avant de se lancer dans le déploiement d'un nouveau projet, notamment un projet de dématérialisation, Axess vous conseille d'anticiper et de vous poser les bonnes questions. C'est là qu'Axess saura vous guider dans vos choix ! Dans un premier temps, il est important de réaliser une analyse de votre entreprise et de son contexte. L'objectif est d'identifier les process qui demandent à être automatisés et d'anticiper les gains et freins qui pourraient être rencontrés. A partir cette étape, il est essentiel d'impliquer les collaborateurs dans votre démarche. Ils doivent comprendre la démarche pour ensuite mieux adhérer au projet. L'autre point important sera ensuite de cadrer votre projet en définissant les objectifs auxquels doit répondre la solution de dématérialisation mise en place.
Simplifiez la gestion de vos dossiers clients
Avec NEXIA, vous êtes en mesure d'assurer une meilleure gestion de vos dossiers clients. L'ensemble des informations clients étant dématérialisé et centralisé, vos équipes ont une meilleure vision de l'historique client ce qui leur permet un suivi plus précis. En temps réel, vous avez de la visibilité sur le statut d'envoi de vos factures clients, sur les erreurs possibles et le reporting.
Grâce au traitement automatisé de vos factures, les délais de traitement avec vos clients sont réduits ainsi que les retards de paiement. Cette automatisation permet aussi de diminuer le risques d'erreur pour ainsi éviter les litiges. Un véritable gain de productivité pour votre service comptabilité qui consacre encore aujourd'hui une grosse partie de sa journée à réaliser des tâches manuelles et chronophages.
Recherchez facilement les documents de votre entreprise
Afin de faciliter vos recherches et vous faire gagner un temps précieux, nous avons construit NEXIA autour d'un moteur de recherche ultra performant et intelligent. Doté de l'intelligence artificielle, le moteur de recherche NEXIA est capable de traiter de gros volumes de recherches pour tous vos documents, notamment vos factures clients, mais aussi vos factures fournisseurs, courriers, notes de frais...
Via un plan de classement dynamique et des facettes, vos factures clients sont indexées automatiquement. Vous exploitez au mieux vos données et accédez en quelques secondes à l'information. Ce qui rend vos recherches plus fluides, intuitives et vous permet de gagner en productivité.
Profitez d'une solution 100% SaaS et mobile
NEXIA est reconnue comme une solution simple d'utilisation et facile à prendre en main par l'ensemble des utilisateurs. Conçue à partir des dernières technologies du marché, NEXIA est ce qu'on appelle une offre dernière génération, adaptée aux entreprises d'aujourd'hui mais aussi et surtout à leur évolution future. La solution est proposée en mode SaaS, ce qui lui permet d'être évolutive, adaptée entièrement aux besoins instantanés des entreprises et disponible 24h/24. NEXIA est hébergée par le pôle Cloud Computing sur le cloud privé et souverain Axess qui garantit une protection sans faille et la confidentialité des données.
NEXIA est également accessible de manière 100% mobile. Que vos équipes soient en télétravail, à distance ou en déplacement, elles accèdent à l'interface depuis leur smartphone, tablette ou PC. Ce qui leur permet en quelques clics de suivre le statut des factures clients, de valider rapidement un document ou de travailler de manière collaborative avec le reste des équipes.