Pourquoi opter pour la dématérialisation de vos notes de frais ?

octobre 2021
Laura BENISTANT
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La technologie et les nouvelles réglementations ont rendu possible la digitalisation des processus liés aux dépenses professionnelles. Quelles règles respecter ? Quels sont les avantages de la dématérialisation pour vos notes de frais ?

Que dit la loi sur dématérialisation des notes de frais ?

Concernant la dématérialisation, les lois sont nombreuses ces dernières années afin d'encadrer le développement du digital. L'objectif de ces décrets est avant tout de s'adapter aux évolutions technologiques, aux besoins des entreprises mais aussi aux conditions environnementales.

En 2010, une première loi voit le jour. La direction européenne libéralise la recours à la facture dématérialisée. Cette loi est ensuite reprise dans le Code Général des Impôts en 2013. En 2012, le gouvernement autorise les entreprises à émettre, réceptionner et conserver les factures au format numérique. De plus l'Etat se doit d'accepter les factures émises au format dématérialisé par ses fournisseurs. En 2015, c'est au tour des entreprises d'accepter les factures dématérialisées.

En ce qui concerne les notes de frais, c'est en 2017 que le gouvernement fait bouger les choses. L'arrêté du 22 mars 2017 généralise et légalise la possibilité de recourir à la dématérialisation des notes de frais. Les entreprises sont autorisées à numériser les factures obtenues sous format papier. Enfin, l’arrêté du 23 mai 2019, quant à lui, aligne les exigences de l’Urssaf en matière de dématérialisation sur celles de l’administration fiscale. Les règles deviennent identiques. Et depuis le 1er juillet 2019, les entreprises n'ont plus l'obligation de conserver leurs justificatifs de notes de frais en version papier. Une nouvelle bienvenue pour les entreprises pour qui le coût de l'archivage mais aussi sa gestion devenaient contraignants.

Et le gouvernement français ne s'arrête pas là, puisque le Projet de loi finance prévoit, à partir du 1er juillet 2024, l’obligation de facturation électronique dans les relations inter-entreprises et la transmission sous forme électronique des données des factures électroniques à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. Ce qui signifie que dorénavant, les entreprises auront l'obligation de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale pour une pré-déclaration de la TVA . Découvrir notre article sur la facture électronique

Que doit-on respecter en termes de numérisation des notes de frais ?

La numérisation d'une note de frais, même si cela peut paraitre simple, doit respecter certaines règles précisées par l'article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales. Ces règles ont pour objectif de faire respecter la valeur fiscale d'un document, pour cela la facture numérisée doit répondre à certains points afin d'être considérée comme valable fiscalement :

  • être la copie à l'identique de l'originale
  • les logiciels de retouche d'image sont interdits
  • la compression du fichier ne doit pas engendrer de perte
  • la copie doit être enregistrée au format PDF ou PDF A/3

De plus, tout document dématérialisé doit disposer d'une empreinte numérique, d'un cachet serveur, d'une signature électronique conforme ou d'un dispositif sécurisé équivalent.

De nouvelles possibilités et procédures pour les entreprises

Ces nouvelles modalités ouvrent aux entreprises de nouvelles possibilités en termes de gestion des documents papiers, de coût de stockage, de manipulation des archives et de productivité. Concernant les salariés, ils peuvent désormais gérer leurs notes de frais de façon dématérialisée et en quelques clics. Les salariés français consacrent en moyenne 27 minutes à la gestion de chacune de leurs notes de frais et ce temps peut même monter jusqu’à 30 minutes pour plus d’un salarié sur cinq.

100% numérique, la gestion des notes de frais devrait permettre de gagner du temps dans la saisie, le stockage, la transmission et le suivi de leurs notes de frais supprimant ainsi le côté chronophage de cette tâche.

Pourquoi les notes de frais papiers c'est dépassé ?

Les notes de frais font partie de la vie de l’entreprise. Pourtant toutes les entreprises ne disposent pas d’outil dédié à cette tâche. 59% des salariés ne disposent pas d’un logiciel leur permettant de numériser leurs justificatifs papiers eux-mêmes. 41% des salariés disposent d’un logiciel de gestion des notes de frais leur permettant de numériser leurs justificatifs papiers eux-mêmes. Mais 27% n’utilisent pas cet outil par manque de temps ou d’équipement. Cependant, parmi les salariés utilisant une solution pour dématérialiser leurs notes de frais, 95% se disent satisfaits de leur outil.

Les justificatifs papiers ont longtemps été obligatoires et fastidieux, autant pour les entreprises que pour les salariés. Le traitement papier des notes de frais engendre premièrement de nombreuses erreurs, qu'il s'agisse d'erreurs involontaires de saisie mais aussi d'erreurs volontaires, voire de fraude. Le taux d'erreur est en moyenne de 20% pour une note de frais traitée en format papier. Un taux a des répercussions immédiates sur les coûts de traitement. On estime aujourd'hui qu'un document papier, notamment une facture, coûte entre 5 et 10€ à un fournisseur et entre 15 et 20€ à un client. Une charge importante, que ce soit pour les PME comme pour les grandes entreprises. Lisez aussi notre article : 6 questions qu’on se pose sur la dématérialisation des factures fournisseurs !

L'autre inconvénient de la note de frais papier, c'est le temps de traitement. Entre le salarié qui doit traiter en amont sa note de frais puis le service comptable qui prend le relais, on estime à 30 min passées en moyenne pour le traitement d'une seule note de frais ! Une perte de temps conséquente sur un marché où la productivité est le maître mot des entreprises. Cette durée de traitement entraine par la même occasion des retards dans les remboursements des notes de frais aux salariés.

Enfin le traitement papier des notes de frais ne permet pas de suivre concrètement les dépenses liées à celles-ci. Les entreprises manquent bien souvent de traçabilité mais aussi de visibilité sur leurs dépenses annuelles.

Quels avantages tirer de vos notes de frais dématérialisées ?

Les avantages de la dématérialisation des notes de frais sont nombreux pour les entreprises qui décident de s'équiper d'une solution de dématérialisation adaptée. S'engager dans un processus de digitalisation permet tout d'abord de faire des économies. Comme on le disait plus haut dans cet article, une note de frais traitée en format papier engendre des coûts significatifs. Choisir de dématérialiser ses notes de frais permettrait de réaliser une économie de l'ordre de 50 à 75%.

Mais en plus d'une économie budgétaire, c'est aussi un gain de temps que permet la dématérialisation des notes de frais. Selon une étude récente, on estime que le service financier/comptable d'une entreprise consacre en moyenne 30% de son temps de travail à saisir manuellement les documents. En digitalisant ce processus, le service gagne du temps mais évite aussi les erreurs de saisie et les fraudes qui pouvaient être commises. Le temps de traitement étant réduit, les délais de paiement le sont aussi.

La dématérialisation permet également une meilleure traçabilité des notes de frais, mais aussi un suivi plus poussé des dépenses de l'entreprises en termes de frais professionnels et un suivi plus précis. Les dirigeants peuvent mieux anticiper les dépenses et avoir une meilleure visibilité.

Enfin, la dématérialisation joue aussi un rôle écologique. Diminuer son utilisation du papier au quotidien, c'est diminuer son empreinte écologique.

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Pour les salariés qui ne disposent pas encore de ce type de solution, l’attente est grande puisque 83% sont favorables à la mise en place d’un logiciel de gestion des notes de frais et notamment de stockage des justificatifs papiers sous format numérique dans leur entreprise. Les salariés français sont prêts à passer au 100% numérique et donc au zéro papier. Mais les entreprises doivent faire des efforts pour mettre à disposition de leurs salariés des solutions de gestion des notes de frais leur permettant de gagner du temps au quotidien.

Pour choisir la meilleure solution, le mieux est de faire appel à un prestataire expérimenté qui saura gérer le cycle de vie complet de vos notes de frais, de la saisie de la demande de remboursement, à la comptabilisation et au paiement de la note, en passant par un processus de contrôle et de validation.

Axess vous accompagne dans votre démarche de digitalisation en vous proposant une solution de dématérialisation assurant la gestion de vos notes de frais afin réduire de moitié leur coût de traitement, gagner en productivité et en traçabilité.
 

En tant que Chargée de Communication et Marketing, Laura accompagne le Pôle Édition de logiciels d’Axess dans le développement de ses activités.

Laura BENISTANT
Laura BENISTANT
Chargée de Communication et Marketing