Passeport prévention : nouvelles obligations pour les organismes de formation depuis le décret d'août 2025

Qu'est-ce que le passeport de prévention ?

Le passeport de prévention constitue un outil numérique personnel qui centralise l'ensemble des attestations, certificats et diplômes obtenus par un travailleur dans le domaine de la santé et sécurité au travail. Créé par la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, ce dispositif s'inscrit dans une démarche globale visant à réduire les accidents professionnels et améliorer les conditions de travail.

Concrètement, ce passeport fonctionne comme un carnet de compétences dématérialisé, accessible via la plateforme Mon Compte Formation. Chaque salarié, demandeur d'emploi ou travailleur indépendant dispose d'un espace personnel où sont recensées toutes ses formations relatives à la prévention des risques professionnels. Les employeurs peuvent consulter ces informations, sous réserve de l'accord du titulaire, pour vérifier les habilitations et qualifications de leurs équipes.

L'objectif principal reste d'améliorer la traçabilité des parcours de formation et de faciliter le suivi des compétences en matière de sécurité. Pour les organismes de formation, cette digitalisation représente une opportunité de valoriser leurs programmes tout en répondant aux exigences du ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités. La Caisse des Dépôts, qui gère techniquement le dispositif, garantit la sécurisation et la pérennité des données enregistrées.

Ce système permet également de lutter contre la perte d'informations lors des changements d'employeur. Les travailleurs conservent ainsi une trace permanente de leurs formations SST (Sauveteur Secouriste du Travail), CACES, habilitations électriques et autres certifications essentielles à leur activité professionnelle.

Le décret du 1er août 2025 : quelles modalités de déclaration pour les organismes de formation ?

Le décret n° 2025-748 publié au Journal Officiel précise les conditions dans lesquelles les organismes doivent procéder aux déclarations obligatoires. Cette réglementation établit un cadre strict qui s'applique à tous les prestataires de formation intervenant dans le champ de la santé et sécurité au travail. Les dispositions s'articulent autour de trois axes principaux : l'identification des formations concernées, les informations à transmettre et les délais à respecter.

Les formations concernées par l'obligation de déclaration

Le périmètre des formations soumises à déclaration englobe toutes les actions de formation, initiales ou continues, qui répondent à une obligation réglementaire en matière de santé et sécurité. Sont notamment visées les formations relatives aux travaux en hauteur, à la manipulation de produits chimiques, à la conduite d'engins, aux gestes et postures, ainsi qu'aux premiers secours. Les formations SST, les habilitations électriques selon la norme NF C 18-510, et les formations incendie entrent systématiquement dans ce cadre.

Les organismes proposant des formations DPC dans le secteur de la santé doivent porter une attention particulière aux formations touchant à la radioprotection, à l'hygiène hospitalière et à la prévention des troubles musculosquelettiques. Le code du travail impose également la déclaration des formations PRAP (Prévention des Risques liés à l'Activité Physique) et des formations amiante sous-section 4.

Les actions de sensibilisation ponctuelles ou les réunions d'information ne sont pas concernées par cette obligation. Seules les formations donnant lieu à une évaluation des acquis et à la délivrance d'une attestation nominative doivent faire l'objet d'une déclaration dans le passeport prévention.

Les conditions à respecter pour déclarer une formation

Pour qu'une formation soit éligible à la déclaration, elle doit répondre à plusieurs critères cumulatifs. 

• Premièrement, la formation doit s'inscrire dans le cadre du plan de développement des compétences de l'entreprise ou répondre à une obligation légale.
• Deuxièmement, elle doit faire l'objet d'une évaluation formelle des acquis, qu'il s'agisse d'un test, d'une mise en situation pratique ou d'un questionnaire de validation des connaissances.
• L'organisme de formation doit posséder les agréments nécessaires pour dispenser la formation concernée. Par exemple, seuls les organismes habilités par l'INRS et le réseau Assurance Maladie Risques Professionnels peuvent déclarer des formations SST. Cette exigence de qualification garantit la qualité et la reconnaissance officielle des formations enregistrées.
• La durée minimale de formation constitue également un critère déterminant. Les sessions de moins de deux heures ne peuvent pas être déclarées, sauf exception pour certains recyclages réglementaires. L'organisme doit conserver les preuves de réalisation (feuilles d'émargement, évaluations) pendant une durée minimale de six ans pour répondre aux éventuels contrôles.

Les informations à transmettre dans le passeport

La déclaration doit comporter un ensemble d'informations obligatoires permettant d'identifier précisément la formation suivie et les compétences acquises. L'organisme renseigne :

• l'intitulé exact de la formation,
• sa durée en heures,
• les dates de début et de fin de session,
• le lieu de réalisation
• le numéro de déclaration d'activité de l'organisme
• le numéro SIRET

Les données relatives au stagiaire comprennent son :

• nom
• prénom
• date de naissance
• numéro de sécurité sociale

L'organisme précise également :

• la nature de l'attestation délivrée (certificat, habilitation, attestation de formation),
• sa date de délivrance
• sa durée de validité 

Pour les formations soumises à recyclage périodique, la date limite de validité doit être clairement indiquée pour permettre aux employeurs d'anticiper les renouvellements. 

Le contenu pédagogique fait l'objet d'une description synthétique mentionnant les objectifs opérationnels, les compétences visées et les modalités d'évaluation mises en œuvre. Cette transparence permet aux employeurs de vérifier l'adéquation entre les formations suivies et les besoins spécifiques de leurs postes de travail. 

Comment les organismes de formation doivent-ils procéder à la déclaration ?

La procédure de déclaration s'effectue exclusivement par voie dématérialisée via le portail dédié. Les organismes doivent suivre un processus structuré qui nécessite une préparation rigoureuse et une bonne maîtrise des outils numériques. L'automatisation des process administratifs devient un atout majeur pour gérer efficacement ces nouvelles obligations.

L'authentification s'effectue via France Connect Pro ou par un système d'identifiant et mot de passe sécurisé. L'organisme désigne un ou plusieurs référents habilités à effectuer les déclarations. Ces personnes reçoivent des droits d'accès spécifiques leur permettant de saisir, modifier ou consulter les informations. La gestion des habilitations internes reste sous la responsabilité de l'organisme qui doit veiller à maintenir à jour la liste des personnes autorisées.

Le tableau de bord personnalisé offre une vision synthétique des déclarations effectuées, en cours ou à venir. Des alertes automatiques signalent les formations arrivant à échéance et nécessitant un recyclage. Cette interface intuitive facilite le suivi et limite les risques d'oubli ou d'erreur dans les déclarations.

Le processus de déclaration étape par étape

La saisie des informations s'organise selon un parcours guidé qui minimise les erreurs. 

1. L'organisme commence par sélectionner le type de formation dans une liste préétablie correspondant aux référentiels nationaux. Si la formation ne figure pas dans cette liste, une procédure spécifique permet de créer une nouvelle entrée soumise à validation par les services compétents.
2. La validation des informations passe par plusieurs contrôles automatiques vérifiant la cohérence des données (dates, durées, formats). En cas d'anomalie détectée, le système génère un message d'erreur précisant la nature du problème et la correction attendue. Une fois validée, la déclaration génère un accusé de réception électronique horodaté qui constitue la preuve de conformité de l'organisme.
3. La modification ou l'annulation d'une déclaration reste possible dans un délai de 30 jours suivant la transmission initiale. Au-delà, toute correction nécessite une demande motivée auprès des services gestionnaires. Cette souplesse permet de corriger d'éventuelles erreurs tout en préservant l'intégrité du système.

Les délais et échéances à respecter

Le décret impose des délais stricts pour la transmission des informations. La déclaration doit intervenir dans les 15 jours ouvrés suivant la fin de la formation. Ce délai court à compter de la date de délivrance de l'attestation ou du certificat. Pour les formations se déroulant sur plusieurs mois, la déclaration s'effectue à l'issue de la dernière session.

Les formations réalisées avant le 28 avril 2025 ne sont pas soumises à déclaration rétroactive, sauf demande expresse du titulaire souhaitant compléter son passeport. Les organismes peuvent toutefois proposer ce service à titre commercial pour valoriser les parcours antérieurs de leurs stagiaires.

Un calendrier de montée en charge progressive prévoit des phases d'adaptation. 

• Jusqu'au 31 décembre 2025, une tolérance s'applique pour les premiers retards, avec un simple rappel sans sanction.
• À partir de 2026, le non-respect des délais expose l'organisme à des pénalités pouvant aller jusqu'à la suspension temporaire de l'accès au service.

Quels sont les enjeux de conformité pour les centres de formation en santé et sécurité au travail ?

La conformité au dispositif du passeport prévention représente un enjeu stratégique majeur. Au-delà de l'obligation légale, elle conditionne la crédibilité et la pérennité des organismes sur un marché de plus en plus exigeant. Les centres de formation doivent anticiper les impacts organisationnels et financiers de cette réglementation.

Les sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect des obligations de déclaration expose les organismes à des sanctions graduées. Dans un premier temps, l'administration adresse un avertissement formel demandant une régularisation sous 30 jours. L'absence de réaction entraîne une mise en demeure assortie d'un délai impératif de 15 jours pour se conformer aux exigences.

Les sanctions financières interviennent en cas de manquements répétés ou de mauvaise foi manifeste. L'amende administrative peut atteindre 1 500 euros par formation non déclarée, dans la limite de 15 000 euros par organisme. Les cas de fausses déclarations ou de dissimulation volontaire d'informations relèvent du pénal avec des peines pouvant aller jusqu'à 45 000 euros d'amende et trois ans d'emprisonnement.

La suspension ou le retrait de l'agrément constitue la sanction ultime. Cette mesure, prononcée après une procédure contradictoire, interdit à l'organisme de dispenser les formations concernées. La réhabilitation nécessite une nouvelle demande d'agrément accompagnée de garanties sur la mise en conformité des processus. Cette sanction peut avoir des répercussions dramatiques sur l'activité et la réputation de l'organisme.

L'impact sur la certification Qualiopi et les autres agréments

Le respect des obligations liées au passeport prévention devient un critère d'audit pour le maintien de la certification Qualiopi. Les auditeurs vérifient la mise en place de procédures garantissant la transmission systématique des informations requises. L'indicateur 11 du référentiel national qualité, relatif au recueil et au traitement des appréciations et réclamations, intègre désormais cette dimension.

Les organismes certificateurs examinent les preuves de déclaration lors des audits de surveillance. L'absence de processus formalisé ou la constatation de manquements répétés peuvent conduire à une non-conformité majeure compromettant le maintien de la certification. Cette exigence s'ajoute aux nombreuses obligations documentaires déjà imposées par Qualiopi.

Les habilitations spécifiques (INRS, CACES, habilitation électrique) intègrent progressivement le respect du passeport prévention dans leurs critères d'attribution et de renouvellement. Les organismes certificateurs peuvent conditionner le maintien de l'habilitation à la démonstration d'une déclaration systématique et conforme des formations dispensées. Cette convergence des exigences renforce la nécessité d'une approche globale et structurée de la conformité.

Le calendrier de déploiement du passeport prévention : où en sommes-nous ? 

Le déploiement du passeport prévention suit une feuille de route progressive permettant aux différents acteurs de s'adapter graduellement. Cette mise en œuvre échelonnée vise à garantir l'appropriation du dispositif tout en maintenant la qualité du service. 

Les étapes déjà franchies depuis avril 2025

L'ouverture du service aux organismes de formation le 28 avril 2025 marque la première phase opérationnelle du dispositif. Depuis cette date, plus de 12 000 organismes ont créé leur compte et commencé à déclarer leurs formations. Les retours d'expérience des premiers utilisateurs ont permis d'identifier et de corriger plusieurs dysfonctionnements techniques mineurs.

Le ministère du Travail a organisé plusieurs webinaires d'accompagnement réunissant plus de 5 000 participants. Ces sessions ont permis de clarifier les points d'interprétation du décret et de partager les bonnes pratiques. Un guide pratique de 40 pages, disponible sur le site officiel, détaille les procédures et répond aux questions fréquentes des organismes.

La phase de test grandeur nature menée entre mai et juillet 2025 a validé la robustesse technique de la plateforme. Les temps de traitement moyens s'établissent à moins de 30 secondes par déclaration, permettant un usage fluide même en période de forte affluence. Les premiers bilans montrent un taux de satisfaction de 78 % des utilisateurs, avec des axes d'amélioration identifiés sur l'ergonomie de certaines fonctionnalités.

Les prochaines échéances pour les employeurs et les travailleurs

Le calendrier prévisionnel établit l'ouverture du service aux employeurs à partir du 1er janvier 2026. Ces derniers pourront consulter les passeports de leurs salariés et déclarer directement les formations internes. Cette nouvelle étape nécessitera une coordination étroite entre les services RH, les responsables sécurité et les organismes externes.

L'accès des travailleurs à leur espace personnel interviendra progressivement au cours du premier trimestre 2026. Chaque titulaire pourra :

• Visualiser son historique de formation
• Télécharger ses attestations
• Partager ses informations avec les employeurs de son choix

Cette autonomisation renforcera la portabilité des compétences et facilitera les mobilités professionnelles.

L'interconnexion avec les autres services publics (Pôle Emploi, OPCO, branches professionnelles) est programmée pour le second semestre 2026. Cette interopérabilité permettra d'automatiser de nombreuses démarches et d'enrichir les parcours de formation. Les partenaires sociaux travaillent actuellement sur les modalités pratiques de ces échanges de données dans le respect du RGPD.

Comment optimiser la gestion administrative des déclarations pour votre organisme ?

Face à ces nouvelles obligations, les organismes de formation doivent repenser leur organisation interne. La digitalisation des processus apparaît comme la solution incontournable pour maintenir leur compétitivité tout en assurant leur conformité réglementaire.

Les outils pour automatiser les déclarations

L'automatisation des déclarations passe par l'adoption d'outils numériques adaptés aux spécificités du secteur de la formation. Les solutions de gestion intégrée permettent de centraliser l'ensemble des informations nécessaires : données stagiaires, programmes de formation, calendriers, attestations délivrées. Cette centralisation évite les ressaisies et limite drastiquement les risques d'erreur ou d'oubli.

La dématérialisation complète du processus génère des gains de productivité estimés entre 30 et 40 % sur les tâches administratives. Le temps ainsi libéré peut être réalloué à des activités à plus forte valeur ajoutée : développement pédagogique, accompagnement des apprenants, prospection commerciale. Cette optimisation contribue directement à l'amélioration de la rentabilité des organismes.

La Caisse des Dépôts prévoit de déployer, d’ici 2026, une fonctionnalité d’import en masse permettant aux organismes de formation et aux employeurs de transmettre automatiquement les données liées aux formations SST dans le Passeport Prévention.

Dans cette perspective, le logiciel e-parcours d’Axess s’impose comme un atout majeur pour les acteurs de la formation. Déjà capable de centraliser l’ensemble des informations nécessaires à la déclaration, ce CRM/TMS facilite la gestion administrative tout en garantissant la conformité réglementaire.

Grâce à l’arrivée prochaine des fonctionnalités d’import automatisé, les utilisateurs d’e-parcours pourront effectuer leurs déclarations obligatoires vers le Passeport Prévention de manière rapide, fluide et totalement digitalisée, réduisant ainsi le temps de traitement et les risques d’erreur.

La traçabilité des attestations et certifications

La mise en place d'un système de gestion électronique des documents (GED) garantit la conservation sécurisée des preuves de formation. Chaque attestation est numérisée, horodatée et archivée selon une arborescence permettant une recherche rapide. Les métadonnées associées (stagiaire, formateur, dates, lieu) facilitent les extractions pour répondre aux demandes de vérification.

La signature électronique des attestations renforce leur valeur probante tout en accélérant leur transmission. Les stagiaires reçoivent instantanément leurs documents dématérialisés, éliminant les délais postaux et les risques de perte. Cette réactivité améliore significativement la satisfaction client et l'image de professionnalisme de l'organisme.

L'historisation complète des parcours permet de reconstituer précisément le déroulé de chaque formation. En cas de contrôle ou de litige, l'organisme dispose immédiatement de tous les éléments justificatifs. Cette traçabilité exhaustive constitue également un argument commercial différenciant auprès des entreprises soucieuses de leur conformité.

Les solutions modernes intègrent des mécanismes d'alerte préventive signalant l'approche des dates de recyclage. Cette fonctionnalité permet aux organismes de proposer proactivement des sessions de renouvellement, générant ainsi un flux d'affaires récurrent. La fidélisation des clients s'en trouve renforcée par cette approche proactive et attentionnée.