Qualiopi : Quel est l’impact de l’arrêté du 31 mai 2023 sur les organismes de formation ?

L’arrêté du 31 mai 2023, de quoi s’agit-il exactement ? 

L'arrêté du 31 mai 2023, paru au Journal Officiel du 8 juin 2023, introduit des ajustements importants dans le cadre de la certification Qualiopi.  

Il renforce les modalités d'audit et modifie les règles d'accréditation pour les organismes certificateurs, rendant plus claires les exigences pour les OF souhaitant obtenir le précieux graal. Ces changements concernent les audits initiaux, de surveillance et de renouvellement, ainsi que l'affichage obligatoire du certificat par les organismes certifiés. De plus, l'arrêté impose des restrictions sur le nombre de certificats pouvant être délivrés en dehors de la certification et définit les conséquences en cas de refus ou de retrait. 

L'objectif principal de cet arrêté est de renforcer le dispositif de certification, de clarifier les modalités d'audit des organismes, et d'harmoniser les pratiques des organismes certificateurs.  

Il révise 14 articles, introduisant des changements significatifs qui affecteront la gestion des procédures Qualiopi.  

Il convient de noter que les dispositions relatives aux modalités d'audit sont entrées en vigueur en vigueur le 1er septembre 2023, tandis que celles concernant l'accréditation des certificateurs sont applicables depuis le 9 juin 2023. 

Le certificat Qualiopi et les règles de communication 

Avant d’établir le certificat 

Avant de délivrer le certificat Qualiopi, le certificateur a l'obligation de vérifier la validité du numéro d'enregistrement de votre déclaration d'activité à partir de la liste publique. Cette étape est cruciale pour garantir la légitimité de la certification. 

Le certificat doit inclure, en plus des informations déjà mentionnées, certains éléments essentiels : 

• Une référence claire au programme de certification. 
• L'adresse du certificateur. 
• Le numéro SIREN du candidat. 

Ces informations complémentaires renforcent la transparence et l'authenticité du certificat, fournissant ainsi une certification complète et conforme aux exigences réglementaires. 

Afficher son certificat sur son site web 

La récente législation a introduit plusieurs mesures pour renforcer la certification Qualiopi des OF. L'une de ces mesures oblige désormais de manière catégorique les organismes certifiés à afficher leur précieux certificat sur leurs sites web officiels. 

Cette exigence vise à renforcer la transparence et la visibilité des prestataires de formation qualifiés. Elle permet aux visiteurs et aux clients potentiels de vérifier aisément leur statut de certification. En affichant de manière visible le certificat, les organismes témoignent de leur engagement envers la qualité et la conformité aux normes requises, renforçant ainsi la confiance des parties prenantes. 

Cet affichage revêt une importance cruciale pour mettre en valeur le professionnalisme et l'excellence des prestataires de formation actifs dans le domaine de la formation professionnelle. Il offre une vitrine de confiance pour ceux qui recherchent des services de formation de qualité. 

Le renforcement des modalités d’audit 

Audit initial 

L'audit initial connaît des changements significatifs, notamment du point de vue administratif. Pour obtenir la certification, les OF devront fournir des documents essentiels, tels que : 

Lors de l'audit initial, si de nouveaux éléments sont identifiés, cela peut entraîner une extension de la durée de l'audit, nécessitant éventuellement des vérifications supplémentaires. 

L'échantillonnage des dossiers doit refléter de manière fidèle l'activité de l'organisme. Toutes ces informations sont partagées avec l'organisme contrôlé au cours de la réunion d'ouverture. Le certificateur audite et consigne toutes les preuves et les résultats dans le dossier du client. 

Les conclusions de l'audit initial, qui seront transmises à l'organisme contrôlé, seront datées et signées pour garantir leur authenticité et leur validité. 

Avant l'audit, l'entité de certification doit collecter les renseignements nécessaires auprès du fournisseur, notamment la mise à jour des données administratives, le dernier BPF, et une description détaillée de l'activité depuis l'obtention de l’homologation, incluant les types de formations proposées, ainsi que toute délégation de formation ou activité pour le compte d'un autre organisme.

Le plan d'audit, détaillant le champ d'application de l'audit, les personnes à interviewer et les indicateurs du référentiel concernés, est communiqué à l'entité contrôlée.

Celui-ci se déroule principalement à distance, mais une option en présentiel est désormais disponible à la demande de l'entité auditée.

En ce qui concerne les entités multisites, l'échantillonnage est désormais déterminé en utilisant la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6 et arrondie au nombre entier le plus proche, une méthode précise prévue par le décret.

L’échantillonnage

L'échantillonnage des actions soumises à l'audit doit être représentatif de l'activité du prestataire de formation sur la période de référence. Toutefois, il est important de noter que les détails de cette action ne sont pas communiqués au candidat avant la réunion d'ouverture de l'audit.

Afin de garantir un processus d'audit fluide, l’OF s'engage à avoir à sa disposition tous les éléments de preuve potentiellement requis par l'auditeur. L'absence de preuve lors entraînerait une non-conformité. Cette préparation minutieuse permet d'assurer une évaluation réussie et conforme aux exigences de la certification.

Les non-conformités et signalements

Les non-conformités

En cas de non-conformité majeure constatée au sein de votre organisme de formation, vous disposez d'une période de 3 mois pour remédier à cette ou ces non-conformités. Le processus ne s'arrête pas là. L'organisme certificateur dispose, de son côté, d'un mois pour effectuer la vérification.

Il est essentiel de souligner que le non-respect de la levée d'une non-conformité majeure, même une seule, aura pour conséquence la perte ou la non-attribution de votre certification. Ce processus de révocation de la certification est effectif dans un délai de 3 mois.

N'oubliez pas que, si nécessaire, un nouvel audit peut être requis pour confirmer la résolution des non-conformités. Cette procédure vise à garantir que les organismes de formation respectent en permanence les normes requises pour maintenir leur homologation.

Les signalements

Un signalement, dans le contexte de la certification, implique qu'un tiers signale une situation non conforme aux normes du programme. Les motifs de signalement peuvent varier, notamment le non-respect des exigences du Référentiel National par un prestataire de formation, l'utilisation incorrecte du logo, la mauvaise application des règles d'affichage du certificat, la divulgation de fausses informations, entre autres.

Lorsqu'un signalement est déposé concernant un OF en relation avec le non-respect du Référentiel National, l'organisme certificateur ayant délivré le précieux sésame peut décider d'organiser un audit complémentaire. Ce contrôle peut être réalisé à distance ou en présentiel, selon la nature du signalement et les circonstances.

Il est important de noter que, en fonction de la gravité du signalement, la certification en cours peut être suspendue en attendant la conclusion de l'audit complémentaire. Cette procédure vise à garantir que Qualiopi reste un gage d’excellence et de conformité pour tous les OF.

Les cas spécifiques

Nouveaux entrants

Des clarifications importantes ont été apportées concernant le statut des nouveaux entrants. Sont considérés comme "nouveaux entrants" les prestataires d'actions visant à développer les compétences dans les situations suivantes :

• Les prestataires d'actions concourant au développement des compétences en début de leur première année d'activité.
• Les prestataires d'actions concourant au développement des compétences qui commencent de nouvelles catégories d'actions, en ce qui concerne les indicateurs applicables à ces catégories.

Pour certains indicateurs spécifiques (2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32), l'organisme certificateur effectuera une vérification de la formalisation du processus lors de l'audit initial, tandis que la mise en œuvre effective de ceux-ci sera contrôlée lors de l'audit de surveillance.

Il est essentiel de noter que si vous êtes soumis à un audit initial en tant que nouvel entrant, la durée de l'audit de surveillance sera prolongée d'une demi-journée pour permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est évaluée lors de l'audit de surveillance. Cette mesure vise à garantir une évaluation complète et équitable pour les nouveaux entrants.

Transfert de certificat

Il est intéressant de noter que 25% des OF envisagent sérieusement de transférer leur certification Qualiopi, et cela peut être effectué à n'importe quel moment du cycle, avant ou après l'audit de surveillance.

Le transfert de certification implique la transition d'une certification existante et valide d'un certificateur X à un certificateur Y. Cette opération se rapproche de changer d'opérateur mobile : votre ligne n'est pas impactée, vous conservez les avantages de votre certificat, et une mise à jour immédiate est effectuée sur la liste publique des organismes certifiés Qualiopi.

Lorsqu'un OF envisage de transférer sa certification vers un nouveau certificateur, deux scénarios se présentent :

• Transfert vers un certificateur non accrédité par le COFRAC : Dans ce cas, un nouveau cycle de certification doit être initié, incluant un audit initial par le nouveau certificateur.
• Transfert vers un certificateur accrédité par le COFRAC : L'ancien certificateur doit transmettre le dossier à l’organisme certificateur. En cas de non-transmission du dossier par l'ancien certificateur ou en cas de retrait ou de refus de certification, l’organisme certificateur procédera à un audit complémentaire. À l'issue de celui-ci, l’organisme certificateur décidera d'accepter ou de refuser le transfert.

L'organisme qui sollicite le transfert donne son autorisation à l'ancien certificateur pour partager les renseignements nécessaires avec le nouveau certificateur. Une nouvelle certification est délivrée à la suite de la décision de transfert, reprenant l'échéance du certificat précédent. Cette opération rend le certificat émis par l'ancien certificateur caduc.

Extension de certificat

Lorsqu'une extension du certificat est requise en raison d'une modification du périmètre de certification, vous êtes tenu de fournir le dernier Bilan Pédagogique et Financier. Dans le cas où votre OF est composé de plusieurs sites et que vous sollicitez une extension de certification pour une nouvelle catégorie d'actions, l'échantillonnage sera effectué spécifiquement sur les sites liés à cette demande. Cette procédure assure une évaluation précise et ciblée de la nouvelle extension, garantissant ainsi la conformité aux exigences de la certification.

Organismes multisites

De nombreux OF exercent leur activité sur plusieurs sites, ce qui peut influencer la manière dont les audits de surveillance sont réalisés.

Lors de l'audit de surveillance, le nombre de sites à inspecter est calculé selon une formule spécifique : il s'agit de la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, avec arrondi à l'entier le plus proche. Par exemple, si un organisme compte 4 sites au total, la formule serait la suivante : √4×0,6 = 1,2, ce qui signifie qu'un site annexe serait soumis à l'audit en plus du site central.

Dans le cas où un organisme certifié sur plusieurs sites souhaite ajouter de nouveaux sites à son certificat, l'organisme certificateur procèdera à un échantillonnage des sites à auditer. Le nombre d'échantillons sera calculé en utilisant la racine carrée du nombre de nouveaux sites, avec arrondi à l'entier le plus proche. En plus de l’inspection des nouveaux sites, l'organisme certificateur effectuera également un audit de la fonction centrale.

En revanche, si un organisme certifié en tant que mono-site étend son activité sur un ou plusieurs sites supplémentaires, il devra effectuer une nouvelle demande de certification. Cette démarche entraînera le début d'un nouveau cycle de certification, incluant un audit initial pour tenir compte de ces nouvelles configurations. Cela impliquera également la mise en place d'un nouveau contrat.

Enfin, si au moins l'un des nouveaux sites propose des catégories d'actions qui n'était pas couverte par le certificat initial, l'organisme multisite devra effectuer une demande d'extension supplémentaire. Le calcul du nombre de sites audités prendra en compte ce double schéma pour garantir la conformité et la qualité de la certification.