7 conseils clés pour réussir son projet de dématérialisation !

Réaliser un diagnostic de la situation existante

Avant de mettre en place un projet de dématérialisation, il est primordial de réaliser un diagnostic de l’existant en amont afin d’identifier les processus qui méritent d’être automatisés, d’anticiper les gains ainsi que les freins qui peuvent être rencontrés et vérifier que les personnes concernées sont prêtes à s’impliquer efficacement dans le projet.

Définir le cadre du projet pour mieux appréhender ses besoins

Afin de cadrer son projet de dématérialisation, une entreprise doit se poser les bonnes questions : Quelles sont les grandes étapes du processus ? Quels flux peuvent être automatisés ? Quelle technologie utilisée pour capturer les données ? Comment les intégrer au système d’information de l’entreprise ?

Faire le choix d’une solution rapidement opérationnelle

Même s’il est légitime d’envisager un nombre important de processus à dématérialiser, il est d’abord préférable de commencer par un processus moins conséquent où les résultats seront visibles plus rapidement. La solution doit être opérationnelle dans les plus brefs délais et accessible facilement aux responsables métiers.

Adapter ses objectifs au projet de dématérialisation

• Impliquer la direction générale
• Repenser son organisation afin qu’elle corresponde au nouvel outil technologique
• Intégrer l’ensemble des composants nécessaires à la réalisation du projet de dématérialisation : fonctionnel, technologique ou encore juridique
• Mobiliser les équipes et les accompagner au changement
• Faire adhérer les fournisseurs

Impliquer les collaborateurs et les accompagner vers une conduite de changement

L’implication des collaborateurs est une étape clé lors de la mise en place d’un projet. Afin d’assurer le succès du projet, il faut offrir aux utilisateurs une nouvelle perspective sur leur façon de travailler ainsi qu’un processus qui soit facile à comprendre et à utiliser. Le travail collaboratif sera ici un bon moyen d’impliquer efficacement l’ensemble des équipes métier et informatique. Découvrez notre article : Projet de dématérialisation : avez-vous pensé à impliquer vos salariés ?

Externaliser ses solutions

L’externalisation de certains traitements tel que la numérisation des documents peut s’avérer être une réelle opportunité pour les entreprises. Il existe aujourd’hui de nombreux prestataires performants qui prennent en charge ce type de traitement à des niveaux de coût et de qualité intéressants.

L’autre alternative à l’externalisation peut être la solution hybride qui consiste à travailler en mode SaaS et qui n’engendre pas d’investissement ni d’installation technique. Une entreprise peut également utiliser le workflow afin de suivre ses processus : factures, achats, courriers, absences…

Faire le choix d’une solution transversale

Lors de la réalisation d’un projet de dématérialisation, il est important de d’opter pour une solution transversale qui permettra de supporter une grande variété de processus et de règles métiers. Privilégiez plutôt un logiciel accessible aux opérationnels permettant de reconfigurer facilement les processus. La mise en place d’une interface utilisateur peut faciliter l’appropriation des collaborateurs. Lire notre article : Pourquoi s'équiper d'un logiciel de GED s'avère stratégique pour votre entreprise ?

Pour aller plus loin

Grâce à son approche client personnalisée, Axess intervient dans la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation depuis la maîtrise d’ouvrage jusqu’à son intégration. Notre démarche de conseil étant basée sur une véritable connaissance métier, nous intervenons dans chaque étape de votre projet :

• Prise en compte des enjeux informatiques et métiers
• Diagnostic de l’existant
• Analyse des besoins en termes de fonctionnalités, de processus et de règle de gestion
• Accompagnement de l’entreprise dans sa prise décision
• Adhésion facilitée grâce à l’implication des utilisateurs dans les différents travaux