Comment prouver la conformité d’un document signé électroniquement ?

Numérisation, signature électronique : de nouvelles technologies à surveiller

Dans les entreprises actuelles, de nombreux documents sont au format numérique, même les plus confidentiels et sensibles : factures, bulletins de paie, contrats, dossiers médicaux… Les entreprises ont pour mission de les conserver à plus ou moins long terme selon les durées légales en vigueur, tout en préservant leur pérennité et confidentialité.

De plus en plus de documents sont également signés électroniquement. La signature électronique se définit aujourd’hui comme un mécanisme numérique basé sur des techniques de cryptographie. Elle a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document numérique a été approuvé par une personne identifiée. C’est l’assurance d’un document fiable et sécurisé. Encadrée juridiquement par la loi 13 mars 2000, la signature électronique est aussi fiable qu’une signature papier.

Cependant, il n’est pas toujours simple de trouver la solution qui conservera sur le long terme l’intégrité de votre document mais aussi celle de la signature qui a été apposée, surtout dans un monde où les cyberattaques sont omniprésentes.

C’est là que l’archivage numérique fait son entrée. Grâce à différentes technologies, il vous permettra de prouver la conformité de vos documents, que ce soit dans 15, 20 voire 30 ans !

Système d’Archivage Electronique : la garantie de la conformité de vos documents

Dans le monde numérique dans lequel nous nous trouvons, c’est la validité du certificat d’identité du signataire qui permet de vérifier la signature électronique. Un certificat numérique doit être renouvelé tous les 2 ou 3 ans.

Cependant, afin de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un document, c’est l’archivage qui entre en jeu. Il permet de conserver à très long terme non seulement le document lui-même, mais aussi sa signature et les preuves de validité du certificat lors de la signature. On utilisera ici un Système d’Archivage Electronique (SAE), aujourd’hui la meilleure solution pour préserver la pérennité, la disponibilité et la confidentialité de vos documents.

Pour les documents à vocation probatoire, le SAE doit répondre aux exigences de la norme NF Z 42-013 conférant un haut niveau de traçabilité des documents.

Afin d’archiver les documents, deux solutions s’offrent aux entreprises : développer son propre Système d’Archivage Electronique, ce qui nécessite d’importants investissements, ou externaliser ce service auprès d’un prestataire spécialisé. Le plus important étant d’archiver le plus rapidement les documents une fois qu’ils sont signés.