La gestion électronique de documents : quelles sont les différentes étapes ?

Gestion électronique de documents : acquisition et numérisation des documents

Afin de mener à bien sa gestion électronique de documents, 4 étapes primordiales existent : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents. Avant de classer le document, il faut tout d’abord l’acquérir au sein du système informatique de l’entreprise. L’acquisition peut s’effectuer de différentes manières, suivant les besoins des organisations :

• Intégration des documents papiers grâce à la numérisation par scanner : technologies de RAD et LAD
• Intégration des documents électroniques tels que des fichiers bureautiques, PDF…
• Production de documents numériques via un logiciel informatique
• Echange de documents électroniques qui peut s’effectuer grâce à une interconnexion du système d’information de deux entités par un dispositif d'EDI

Quelle que soit la méthode utilisée, les documents passent également par l’étape de Workflow afin d’aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés.

Classement des documents électroniques

Dans un deuxième temps, les documents sont indexés, permettant de faciliter son exploitation grâce à une description du document et de son contenu. Il existe deux types d’indexation : l’indexation par type qui offre une description formelle du document et l’indexation par mots-clés qui vise le contenu du document pour ainsi faciliter les recherches.

Stockage des données numériques

La 3ème étape de la gestion électronique de documents consiste à stocker les documents électroniques en vue de les protéger des risques en entreprise. Différentes problématiques sont à prendre en compte avant de mettre en place un processus de stockage :

• Le support de stockage doit être adapté au volume des documents, à l’importance des données ainsi qu’à la fréquence de consultation
• Une hiérarchisation du processus de stockage, en fonction du contenu, de l’état ou du type du document est nécessaire pour une recherche plus efficace
• La durée de conservation des documents doit être considérée afin d’épurer et faciliter le processus de stockage

Diffusion des documents grâce au processus de GED

La dernière étape de la gestion électronique de documents consiste à diffuser les documents aux utilisateurs concernés, via internet ou un extranet.

Bien que la GED puisse engendrer un certain investissement, elle permet de gagner un temps énorme sur la gestion des documents ainsi qu’un réel gain d’argent sur du long terme. Au sein d’une entreprise, faire le choix de gérer efficacement ses documents peut relever d’une véritable stratégie d’entreprise.

La gestion électronique de documents est aujourd’hui un réel enjeu économique pour les entreprises qui voit leur rentabilité accroitre de 3% à 5% après la mise en place d’un processus de gestion au sein de leur structure.

Pour aller plus loin :

La solution de GED NEXIA indexe et classe tout type de documents de manière automatisée. De l’acquisition à l’archivage, Axess propose une offre globale de gestion électronique de documents développée avec des technologies RAD, LAD et Workflow. Découvrir aussi notre article : Comment réussir son projet de GED en 4 étapes ?