Dématérialisation des courriers : les questions à se poser !

dématérialisation des courriers
octobre 2021
Laura BENISTANT
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Le nombre de courriers et de mails reçu par les entreprises est conséquent. Elles se tournent donc de plus en plus vers des solutions de dématérialisation des courriers entrants et sortants dans le but de gagner du temps au quotidien. Mais pour cela il faut tout d’abord se poser les bonnes questions.

Pourquoi et comment dématérialiser les courriers de mon entreprise ?

La dématérialisation des courriers consiste à numériser, trier, indexer et distribuer les courriers le tout de manière automatique et entièrement digitale. Les bénéfices engendrés par ce processus sont conséquents pour les organisations. Les courriers bénéficient d’une véritable traçabilité permettant de suivre leur état et d’organiser l’activité autour de ces documents tout en assurant leur protection optimale.

La dématérialisation des courriers garantit aux entreprises une réelle réduction des coûts de traitement grâce à l’automatisation des tâches manuelles : réception, tri, indexation… Le retour sur investissement engendré par ce processus se mesure rapidement, en 6 mois au maximum pour une entreprise.

Pour mener à bien la mise en place d’un projet de dématérialisation des courriers, il est nécessaire d’adopter une démarche de projet autour de laquelle une équipe composée des personnes concernées de l’entreprise pourront échanger sur leurs besoins et ainsi choisir la meilleure solution. Les impacts organisationnels de ce type de solution seront très importants ; une démarche de conduite de changement sera alors également indispensable. Lire notre article sur le thème : La conduite du changement au service de la dématérialisation des factures

Pour choisir au mieux la solution de dématérialisation des courriers, l’équipe devra se poser des questions dont voici quelques exemples.

Les questions à se poser pour mener à bien son projet de dématérialisation

Quels types d'information contiennent mes courriers entrants et sortants ?

Différents types de formats, de contenus, de provenance existent. Il faut donc les recenser pour identifier précisément ce que traite ou non l’entreprise. Le courrier est-il papier, fax ou emails ? Et de quel type est-il : factures fournisseurs et clients, commandes, appels d’offre, correspondances… Ce recensement doit s’accompagner d’indications volumétriques pour chaque type de courrier. La dématérialisation des courriers pourra s’appuyer dessus pour proposer la solution la plus adaptée. Souvent proposer en mode SaaS, la solution pourra évoluer au fur et à mesure que le volume de documents augmente ou que le type de document changent.

Ça marche sur les courriers papiers et électroniques ?

La dématérialisation des courriers fonctionne sur tous les types de courriers qu’ils soient papiers ou électroniques. La seule différence est que pour le papier une étape s’ajoute au processus de dématérialisation : sa numérisation pour rendre le document électronique.

Puis-je assurer la gestion et la dématérialisation de mes courriers en interne ?

L’entreprise va pouvoir choisir entre dématérialiser ses courriers en interne ou au contraire externaliser la gestion de ses courriers chez un prestataire spécialisé qui s’occupera du projet de A à Z. Dans les deux cas l’organisation devra créer un cahier des charges précis déterminant ses besoins.

En interne, cela limite notamment le risque de perte de documents et garantit la sécurité des documents confidentiels qui se verront appliquer une procédure spécifique. Mais l’entreprise doit disposer des connaissances et du matériel nécessaire à la dématérialisation des courriers.

En optant pour l’externalisation, l’entreprise profitera de l’expertise et des compétences du prestataire et n'aura pas besoin de former ses équipes en interne. De plus, aucun équipement matériel n’est nécessaire ce qui constitue une économie non négligeable. Enfin, ce type de solution d’externalisation évolue de plus en plus offrant une sécurité optimale aux documents.
 

Mes salariés sont mobiles, comment je fais ?

La mobilité est de plus en plus présente dans les entreprises. C’est dans ce sens que les solutions de dématérialisation des courriers sont proposées en mode SaaS. Cette technologie permet d’accéder à la solution à tout moment et depuis n’importe quel support : smartphone, tablette, ordinateur portable. Vos salariés en déplacement ou en télétravail profitent d'une solution toujours optimale.

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Pourquoi la dématérialisation du service courrier est-elle une bonne idée ?

La dématérialisation représente différents avantages pour votre organisation. Le premier concerne les économies que vous pouvez réaliser. En digitalisant l'intégralité de votre processus, vous réduisez par la même occasion les consommables (machine à affranchir, cartouches d’encre de l’imprimante, papier…) mais aussi les frais postaux. L'autre économie concerne les plis non distribués. Selon la poste, un pli non distribué coûte en moyenne 1€ avec pour cause première le changement d'adresse.

Dématérialiser vos courriers vous apporte aussi plus de fluidité et un gain de temps. La réalisation des tâches les plus récurrentes (envoie de contrats, de bons de commande, de factures...) peut être gérée de manière plus efficace. Ce qui permet d'optimiser la prise de décision mais aussi de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vos équipes gèrent moins de tâches chronophages et sont plus productives.

Enfin, la dématérialisation permet à votre entreprise d'améliorer la traçabilité de vos données, notamment en ce qui concerne les courriers entrants et sortants plus confidentiels.

Quelles sont les étapes d'un projet de dématérialisation des courriers efficace ?

La solution NEXIA s’appuie sur des outils de GED et de Workflow pour proposer des technologies en adéquation avec vos besoins en termes de transformation numérique et de dématérialisation des courriers. De la classification automatique, à la diffusion de vos courriers, la solution réduit considérablement leur temps de traitement et leur assure une protection optimale en 6 étapes :

  1. Réception du courrier
  2. Structuration et numérisation des documents
  3. Indexation des données
  4. Intégration des documents dans la GED NEXIA
  5. Exécution du Workflow
  6. Archivage électronique
Laura BENISTANT
Laura BENISTANT
Chargée de Communication et Marketing

En tant que Chargée de Communication et Marketing, Laura accompagne le Pôle Édition de logiciels d’Axess dans le développement de ses activités.