Le travail collaboratif : un atout considérable pour les entreprises

La GED facilitateur du travail collaboratif

La GED (Gestion électronique de documents), souvent réduite à sa fonction d’archivage et de classement des données, apporte de nombreux avantages aux entreprises qui l’utilisent pour le travail collaboratif.
En effet, la GED intègre de nombreuses fonctionnalités qui lui permettent d’être un atout considérable pour le travail collaboratif en entreprise : centralisation des données, circulation fluide des informations, transparence, traçabilité, sécurité…

Des fonctions adaptées au travail collaboratif

La GED propose des fonctionnalités particulièrement adaptées au travail collaboratif dans les organisations :

• Workflow : En standardisant et en dématérialisant les processus, en diffusant les événements et en informant en temps réel les bonnes personnes la fonction de workflow facilite le travail collaboratif. Ainsi chaque collaborateur peut savoir exactement qui doit faire quoi (notifications de tâches) et qui a fait quoi (traçabilité).
• Partage : Crucial pour l’organisation et la réussite du travail collaboratif, le partage doit se faire de manière simple et en temps réel. Une solution de GED permettra de limiter les erreurs et de gagner en productivité et en confort de travail. De plus, elle garantira une information fiable, simple d’accès, à jour, sécurisée et disponible 24h/24 et 7j/7.
• Traçabilité : Obligatoire pour certaines industries (médicale, pharmaceutique, agroalimentaire…), la traçabilité des documents permet de connaitre les modifications qui ont été faite, qui les a faite et quand. La GED enregistre automatiquement les actions effectuées sur les documents garantissant ainsi leur intégrité et leur fiabilité.
• Portail documentaire : Pouvant parfois impliquer des acteurs extérieurs à l’organisation (clients, fournisseurs, partenaires, sous-traitants…) pour la création, la consultation ou la modification de données, le travail collaboratif nécessite la mise en place d’un portail documentaire. En centralisant l’information, le portail documentaire permet de gagner en efficacité et garantit une information unique, sécurisée, disponible et à jour.
• Sécurité : Afin que le travail collaboratif ne mette pas en danger la sécurité et la confidentialité des données, la GED permet de gérer les habilitations de chacun à voir, à consulter ou à modifier une information.
• Signature électronique : La signature électronique est le meilleur moyen de satisfaire les exigences réglementaires tout en évitant les procédés manuels souvent longs et fastidieux. Elle garantit la conformité des documents tout en déchargeant l’entreprise des contraintes et des coûts du procédé manuel classique.

Pour aller plus loin

De l’acquisition à l’archivage, NEXIA vous permet de gérer et partager l’ensemble de vos documents et de coordonner chaque collaborateur. Ainsi vous accélérez la mise en œuvre de vos projets et assurez le suivi des échanges.