Pouvez-vous détruire vos archives ?

Une conservation des documents avec une durée minimale

La conservation des documents est aujourd’hui obligatoire en France mais aussi nécessaire pour le bon fonctionnement des entreprises. La durée de conservation dépend du type de document que vous détenez. Les documents contractuels, c’est-à-dire les contrats et conventions conclus dans le cadre commercial, doivent être conservés minimum 5 ans. Les pièces justificatives quant à elle, c’est-à-dire les bons de commande ou encore les factures clients et fournisseurs, doivent être conservées minimum 10 ans.

Pourquoi une telle durée ? Ces documents, que l’on peut aussi appeler archives, peuvent servir de preuves, d’explication ou encore de justificatifs le cas échéant. Par exemple, lorsqu’une entreprise à affaire avec la justice.

La durée de conservation des documents concerne aussi bien les documents au format papier que numérique. En effet, depuis quelques années la numérisation fidèle des documents a fait son entrée dans les entreprises.

La numérisation fidèle des documents consiste à créer une copie fiable du document papier qui doit cependant respecter des règles strictes. Une copie numérisée est considérée comme fiable, si et seulement si, elle est une reproduction « à l’identique de la forme et du contenu » d’après l’article 1379 de l’ordonnance du 10 février 2016. Pour garantir l’intégrité de la copie, celle-ci doit comporter une empreinte numérique et un horodatage prouvant qu’aucune modification n’a été faite. Une fois la copie réalisée, elle doit être conservée au sein d’un SAE (Système d’archivage électronique) à valeur probante durant la durée légale minimale.

A partir de là, une fois la date de conversation minimale dépassée, la destruction des archives rentre en jeu !

Destruction des archives : Gain de temps et économies

La destruction des archives fait partie de la vie de la société car elle répond à des exigences de coût et de moyen. Pour les documents papiers, le fait de détruire les archives permet de gagner de la place dans ses locaux mais aussi par la même occasion de réduire les coûts de stockage que cela engendre. Pour les archives numérisées, elle permet de faire des économies d’archivage car on conserve seulement les documents qui doivent l’être.

Comment procéder ? Avant de détruire vos archives, faite le point ! Vérifier notamment la date minimale de conservation de chaque document que vous avez en votre possession. Il serait dommage de détruire un document trop tôt et d’en avoir besoin. Le mieux est de procéder à la destruction de vos archives une fois par an. Enfin, cette destruction vous permettra d’être en phase avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et de répondre à l’obligation du droit à l’oubli.