Comment la coopérative unifie la gestion de son processus financier en accord avec SAP ?

MAITRES LAITIERS DU COTENTIN
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Comment la coopérative unifie la gestion de son processus financier en accord avec SAP ?

Des délais de déploiement courts, une interface avec SAP et de multiples ERP, une unification des processus… Comment Codexia répond aux exigences digitales de la coopérative agricole Maîtres Laitiers du Cotentin ?

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Etude de cas MAITRES LAITIER DU COTENTIN

Des délais de déploiement courts, une interface avec SAP et de multiples ERP, une unification des processus… Comment Codexia répond aux exigences digitales de la coopérative agricole Maîtres Laitiers du Cotentin ?

Le contexte : vers une unification des processus

Maîtres Laitiers du Cotentin est une coopérative laitière agricole située dans le nord Cotentin qui compte 6 sites industriels (Cotentin, Paris et Toulouse) et 128 filiales de distribution.

Pour la gestion de ses factures fournisseurs, Maîtres Laitiers du Cotentin utilisait différents logiciels de dématérialisation au sein de ses filiales. Un manque d’unification qui engendrait par la suite une perte de temps dans le traitement de l’ensemble des factures fournisseurs, des échanges difficiles entre les différents acteurs mais aussi un manque de traçabilité des données.

Maîtres Laitiers du Cotentin
Marie-Emmanuella MARGUERIE, Chef de projets

Notre problématique était donc de choisir un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs qui puisse être implanté dans toutes nos filiales, sachant que nous avons de multiples ERP.

L’objectif de la coopérative était donc d’unifier pour l’ensemble de ses filiales les processus de traitement des factures fournisseurs avec une solution globale qui réponde aux besoins des Maîtres Laitiers du Cotentin : intégration des factures emails, contrôle des factures, GED…

Maîtres Laitiers du Cotentin a d’abord choisi de déployer le projet de dématérialisation sur un seul site. Il s’agit de la filiale YéO située à Toulouse, qui est une coopérative régionale laitière rachetée en 2017 par les Maîtres Laitiers du Cotentin. Un outil de dématérialisation des factures fournisseurs était déjà en place dans cette filiale mais pas adapté à la problématique du Groupe. Le souhait de la filiale étant de disposer d’une solution globale, interfacée avec SAP, son ERP métier.

Les challenges à relever

  • Unifier la gestion des factures pour l’ensemble des filiales
  • Bénéficier d’un logiciel qui s’interface avec les ERP de chaque filiale notamment avec SAP utilisé par la filiale YéO
  • Améliorer la traçabilité des données
  • Déployer la solution dans des délais très courts pour un démarrage rapide

Un projet basé sur l’humain et la proximité

C’est la solution Codexia d’Axess, dédiée à la dématérialisation et l’automatisation des processus financiers, qui a été choisie par Maîtres Laitiers du Cotentin pour un premier déploiement au sein de sa filiale YéO. Codexia a été choisie pour sa simplicité d’utilisation, mais aussi pour son adaptabilité à l’environnement spécifique de la coopérative.

Etant une solution globale et complète, Codexia permet à la coopérative d’assurer le :

  1. Le scan des factures
  2. L'intégration des factures emails
  3. Le contrôle des factures
  4. Le rapprochement des factures et BDC
  5. La gestion au sein de la GED

Le point fort de Codexia réside dans son interface avec SAP, l’ERP métier utilisé par YéO, mais aussi avec le logiciel de comptabilité Anael utilisé par les autres filiales du groupe. Cette interface permet aux collaborateurs de YéO de gagner du temps en évitant la ressaisie des informations mais aussi de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour une meilleure productivité au quotidien.

Avec la mise en place de Codexia, le stockage des données est également plus efficace. Ce qui permet de garantir à la coopérative une meilleure traçabilité de ses données. Un élément important sachant que de nombreuses informations confidentielles sont présentes sur les factures fournisseurs.

Mais ce n’est pas seulement la solution qui a séduit les Maîtres Laitiers du Cotentin, le charme des équipes d’Axess a aussi fait son effet ! "Nous avons choisi Axess pour leurs valeurs humaines, leur façon d’aborder les projets et leur proximité" souligne Marie-Emmanuella MARGUERIE.

Les équipes Axess ont su se montrer réactives face aux délais de déploiement très courts demandés par Maîtres Laitiers du Cotentin. Leur manière d’aborder le projet de la coopérative, alliant proximité, accompagnement et réactivité, a su faire la différence et a permis à la coopérative de déployer Codexia en respectant ses contraintes en termes de délais.  

La réussite de ce projet réside surtout dans le travail collaboratif qu’il y a eu entre Maîtres Laitiers du Cotentin et les équipes d’Axess. Un réel compliment pour Axess qui base sa croissance sur des valeurs fortes et communes comme le plaisir de travailler ensemble, l’honnêteté ou encore la simplicité.

Maîtres Laitiers du Cotentin
Emmanuella MARGUERIE, Chef de projets

Au cours du déploiement, notre choix s’est vraiment confirmé. Axess a été là au quotidien pour nous accompagner, accepter nos changements même si ce n’était pas trop prévu. Ce qui fait que ce démarrage est un succès.

Conseil en Transformation Digitale

Début 2020, la solution Codexia va être déployée au sein de 10 autres filiales du groupement, avec pour objectif final un déploiement sur l’ensemble des filiales. La digitalisation agricole, une affaire à suivre !

Pour aller plus loin

Maîtres Laitiers du Cotentin,1,8 milliard d’euros de chiffre d’affaires, est une coopérative laitière agricole située dans le nord Cotentin qui transforme le lait en fromage frais, beurre et crème. Elle compte en 2019 plus de 5000 collaborateurs répartis sur 6 sites industriels (Cotentin, Paris et Toulouse) et au sein de 128 filiales de distribution appelées France Frais.