Qu’implique une mauvaise gestion documentaire ?

Une perte de temps pour les salariés

La première conséquence d’une mauvaise gestion documentaire est la perte de temps dans la recherche d’un document. Cela peut s’expliquer de plusieurs manières :

• La suppression d’un document par erreur : De nombreux documents sont chaque année supprimés par erreur, dû à une mauvaise manipulation de la part d’un collaborateur.
• La perte d’un document : Les documents peuvent être enregistrés au mauvais endroit, dans un mauvais répertoire ou encore sous un nom erroné.

Ce qui engendre alors une perte de temps conséquente dans la recherche d’un document. Selon une étude menée par le cabinet Gandys et Ludsen, pour une PME de 20 salariés, une mauvaise gestion documentaire entraîne une perte de 40 à 60 minutes de travail par jour. Sachant que bien souvent, le document n’est pas retrouvé, surtout si celui-ci a été supprimé !

Un coût financier important

La deuxième conséquence d’une mauvaise gestion documentaire concerne la perte financière. Reprenons notre exemple de la PME de 20 salariés qui passe 40 à 60 minutes par jour à chercher un document. En croisant ce chiffre avec le coût horaire d’un salarié équivalant à 16€, on obtient une perte de 17 600€ à l’année pour cette PME. Un coût très conséquent pour une petite structure.

Une sécurité non contrôlée

La dernière conséquence est liée à la sécurité. Bien souvent, sans solution adéquate, les documents sont enregistrés sur le poste de travail du collaborateur. L’accès aux informations n’est donc pas limité et la protection des données qui y sont contenues dans le document n’est pas assurée. Il s’agit d’une porte ouverte à toutes les menaces, qu’il s’agisse de cyberattaque ou malveillance de la part d’un salarié.

Une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) permet de lutter contre ces problématiques. Malgré un investissement important pour une PME, ce type de solution est nettement plus rentable sur le long terme, tant au niveau du gain de temps que des économies. De plus, les solutions de GED sont aujourd’hui la plupart du temps vendues en mode SaaS. C’est-à-dire qu’elles sont en mesure de s’adapter à la structure. Ce qui permet de réduire les coûts en adaptant la solution aux besoins actuels et en la faisant évoluer lorsque cela est nécessaire.

Une solution de GED permet de traiter, classer, stocker et diffuser l’ensemble de vos documents de manière entièrement numérique.