Généralisation de la facture électronique : les grands principes à retenir 

Retournons au commencement avec la directive 2014/55/UE

Depuis la mise en place de sa directive 2014/55/UE, l’Union Européenne souhaite généraliser au sein de ses états membres la facture électronique dans le cadre des marchés publics. A l'ère du digital, l'objectif de cette directive est d’assurer la traçabilité des factures et la transparence entre les différents acteurs, de réduire considérablement les délais de paiement mais aussi d’optimiser les échanges entre les entreprises privées et les organismes publics.

Depuis 2020, quelles sont les entreprises soumises à l'obligation d'émettre des factures dématérialisées ? En France, c’est en 2017 que la loi s’est appliquée avec la mise en place de Portail Chorus Pro. Il s'agit d'une solution mutualisée de facturation électronique visant à répondre à l'obligation fixée par le gouvernement. Le portail Chorus Pro vise à simplifier les démarches des entreprises et à répondre à l'enjeu de l'Etat qui est de réduire les délais de paiement. Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises ont l’obligation de déposer leurs factures à destination des organismes publics sur le portail Chorus. L’obligation a été étendue au ETI au 1er janvier 2018, au PME depuis le 1er janvier 2019 et s’applique aux TPE depuis le 1er janvier 2020.

Les modalités de la réforme de la facture électronique

L'Etat ne s'est pas arrêté là en matière de facturation électronique ! Un projet de loi finance a vu le jour en 2020, avec l'article 153. Le PLF prévoit l’obligation de facturation électronique dans les relations inter-entreprises et la transmission sous forme électronique des données des factures électroniques à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. 

La réforme repose sur deux obligations :

• L'e-invoicing : Il s'agit de l'émission et la réception des factures dans un format électronique précis, à travers les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
• L'e-reporting : Il s'agit de la transmission à l'administration fiscale de certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique (B2B International et B2C)

L'e-reporting a pour objectif de réduire le risque d'erreur et de permettre à la DGFIO de contrôler plus efficacement la conformité des déclarations. A partir du 1er septembre 2026, si votre entreprise est domiciliée en France et soumise à la TVA, l'e-reporting concernera les opérations suivantes : transactions entre particuliers, à destinations des entreprises établies à l'étranger, acquisition intracommunautaires et ensuite les encaissements de prestations de services. 

Quels sont les objectifs de la réforme ?

• Améliorer la compétitivité et l’efficacité des entreprises : réduction des délais de paiement et allégement des charges administratives
• Simplifier la déclaration de la TVA en préremplissant certaines informations
• Avoir des outils permettant un meilleur contrôle dans l'objectif de lutter contre la fraude à la TVA
• Suivre en temps réel l'activité des entreprises afin de piloter plus efficacement les actions de l'administration fiscale, en fonction de la réalité économique des acteurs

Définition d'une facture électronique selon la réforme

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré afin de permettre son traitement automatique et électronique. C'est à dire que son cycle de vie doit être digitalisé de A à Z : création, transmission, réception, intégration compta et archivage. Vous l'aurez compris, une facture PDF ou qui a été imprimée puis numérisée n'est pas considérée comme une facture électronique. 

Quatre nouvelles mentions obligatoires devront également apparaître sur les factures, en plus des processus liés aux e-invoicing et e-reporting : 

• numéro SIREN du client
• type d’opération effectuée
• option de paiement de la TVA
• adresse de livraison si différente de la facturation

Les différents formats de facture électronique

Il existe trois formats pour une facture électronique : UBL, CII et Factur-X.

• UBL (Universal Business Language) : Il s'agit d'un format de facture structuré sous la forme d'un fichier XLM qui fournit un modèle de données standard pour la facturation électronique. Il est utilisé pour les échanges commerciaux avec les administrations publiques. 
• CII (Cross Industry Invoice) : Le format CII est aussi un format structuré sous la forme d'un fichier XLML. Il répond à la norme ISO 20022 et est utilisé pour les échanges commerciaux et les transactions internationales.
• Factur-X : C'est un format de facture électronique intelligent, autonome et hybride (contient un fichier PDF/A-3 et des données attachées en XML). Il répond à la norme européenne EN 16931 et permet ainsi de simplifier les échanges et la dématérialisation fiscale entre les différents pays membres de l'UE. 

Comment ça se passe chez nos voisins européens ?

La réforme de la facture électronique ne concerne pas seulement la France. Celle-ci a également été initiée en Italie et en Pologne. Et les raisons sont les mêmes pour ces trois pays : renforcer la lutte contre la fraude fiscale, améliorer la compétitivité des entreprises, simplifier les démarches et obligations déclaratives et enfin obtenir des informations en temps réel de l'activité économique.

La manière de gérer les flux n'est cependant pas la même dans ces trois pays. En Italie comme en Pologne, l'Etat a mis en place une plateforme unique et obligatoire pour tous. La France, elle, a fait le choix d'une démarche plus ouverte. 

Le calendrier d'application de la réforme

Le 28 juillet 2023, la DGFIP a publié un communiqué de presse informant du report de la réforme à une date future. Un nouveau calendrier a été établi : l'ancienne date du 1er juillet 2024 est reportée au 1er septembre 2026.

• 1er septembre 2026 : obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises (au plus tard le 1er décembre 2026)
• 1er septembre 2026 : obligation d'émission des factures électroniques pour les grandes entreprises et ETI (au plus tard le 1er décembre 2026)
• 1er septembre 2027 : obligation d'émission des factures électroniques pour les PME et micro-entreprises (au plus tard le 1er décembre 2027)

La mise en place de la transmission des données de transaction (e-reporting) suivra le même calendrier. 

Obligations légales : comment être conforme à la facture électronique ?

Pour être en phase avec cette réglementation, la dématérialisation du processus de facturation est une première étape. Pour cela, le mieux est de faire appel à un prestataire expert qui saura vous accompagner dans la mise en place d'une solution adaptée à votre environnement. Mais il ne suffit pas de s’arrêter à ce stade. Pour que votre entreprise soit réellement en accord avec la réglementation, il faut que vous donniez une valeur légale à vos factures, c’est-à-dire que le processus mis en place doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de chaque facture.

Pour assurer cette valeur légale à vos factures électroniques, trois solutions s’offre à votre entreprise :

• La signature électronique : Encadrée juridiquement par la loi du 13 mars 2000, la signature électronique est aussi fiable qu’une signature papier. Elle a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document donné (c’est-à-dire sans aucune modification) a été approuvé par une personne identifiée. La signature doit pouvoir garantir l'identité du signataire, l'intégrité du document signé et la non-répudiation par le signataire du document signé. L’authenticité de la facture ne peut donc pas être contestée. Lire notre article : Sécurisez vos échanges avec une solution de signature électronique !
• L’EDI (Echange de données informatisé) : Il permet un échange direct, d’ordinateur à ordinateur, de différents documents dits normalisés (commandes, avis d’expédition, factures, catalogues de prix…) entre un émetteur, ses fournisseurs, clients ou encore partenaires. L’objectif étant d’assurer la traçabilité des données qui sont échangées.
• La piste d’audit fiable : L’objectif de la piste d’audit fiable est d’assurer la traçabilité du processus de facturation depuis son origine et dans un ordre chronologique, mais aussi les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures. Ce procédé a également pour objectif de garantir un lien entre les factures émises et la livraison des biens ou prestations facturées. Avec pour enjeu final pour votre entreprise de lutter contre la fraude et d’éviter aux maximum les fausses factures électroniques. Notre article sur la piste d'audit fiable

Comment s’échangeront les factures électroniques ?

Avec la réforme, les entreprises françaises ne s'échangeront plus directement les factures, celles-ci devront obligatoirement transiter par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). 

Une PDP est une plateforme enregistrée auprès de l'administration pour une durée de trois ans, renouvelable, conformément aux conditions définies par voie réglementaire. Seules ces plateformes partenaires sont autorisées à prendre en charge l'ensemble des fonctions requises par la réforme de la facturation électronique et du e-reporting : émission et envoi des factures électroniques aux clients, ainsi que transmission des données de facturation, des transactions et des paiements à l'administration.

Dans son communiqué du 15 octobre 2024, La DGFiP a annoncé un recentrage des missions du Portail Public de Facturation (PPF) :

• Le PPF n'aura plus le rôle de « plateforme d’émission et réception accessible gratuitement pour tous les émetteurs et récepteurs de factures ».
• Le PPF conservera ses deux autres missions : être un service d’annuaire central et un concentrateur des données et des cycles de vie à destination de l’administration fiscale. 

Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect de la réforme ?

Le non-respect des nouvelles obligations liées à la réforme peut entraîner diverses sanctions. Ces dernières varient de 15 € par facture en cas de non-conformité au format électronique ou d'erreur/absence de mention légale, jusqu'à 250 € pour un défaut d’e-reporting. Cependant, l'amende forfaitaire est limitée à un plafond de 15 000 € par année civile.

Comment bien préparer votre entreprise à la facturation électronique ?

Pour vous guider dans votre démarche de mise en place de la facturation électronique, il est important de vous faire accompagner par un prestataire spécialisé et expert dans le domaine, qui saura vous apporter les meilleurs conseils et solutions pour la mise en œuvre et la réussite de vos projets. Pour cela, il faut se rapprocher d'un prestataire capable de vous fournir une solution de dématérialisation des factures.

Mais avant de se lancer tête baisser dans le déploiement d'un nouveau projet et de ses services, il est important d'anticiper et de se poser les bonnes questions. C'est là qu'un expert saura vous guider dans vos choix ! Dans un premier temps, il est important de réaliser une analyse de votre situation afin d'identifier les process qui demandent à être automatisés et d'anticiper les gains et freins qui pourraient être rencontrés. A partir de là, il est également essentiel d'impliquer les collaborateurs dans votre démarche afin qu'ils comprennent et adhérent de suite au projet. L'autre point important sera ensuite de cadrer votre projet en définissant les objectifs auxquels doit répondre la solution mise en place. Découvrez notre article sur l'accompagnement de vos projets de dématérialisation

Malgré le report de la réforme de 2024 à 2026, nous continuons à vous conseiller de vous mettre en conformité dès maintenant. Ce type de projet a besoin d'être anticiper au maximum afin de le mettre en place efficacement et sereinement. Pour vous accompagner dans vos projets, nous avons chez Axess une équipe dématérialisation à votre écoute et capable de vous guider dans votre transformation. Axess est aujourd'hui PDP via un partenaire.

Avec notre solution Nexia, nous sommes également capable de vous accompagner dans la dématérialisation de vos documents, notamment de vos factures, et l'optimisation de l'ensemble de vos processus métiers. 

Contactez notre équipe commerciale pour en savoir plus 👋