Dématérialisation des factures : une obligation qui rentrera en vigueur en 2024

Qu'est-ce que la facturation électronique obligatoire ?

Depuis la mise en place de sa directive 2014/55/UE, l’Union Européenne souhaite généraliser au sein de ses états membres la facture électronique dans le cadre des marchés publics. A l'ère du digital, l'objectif de cette directive est d’assurer la traçabilité des factures et la transparence entre les différents acteurs, de réduire considérablement les délais de paiement mais aussi d’optimiser les échanges entre les entreprises privées et les organismes publics.

Pour rappel, pour qu’une facture soit considérée comme électronique aux yeux du gouvernement, celle-ci ne doit pas être simplement scannée. Il faut que l’intégralité du processus de facturation soit dématérialisée.

Depuis 2020, quelles sont les entreprises soumises à l'obligation d'émettre des factures dématérialisées ?

En France, c’est en 2017 que la loi s’est appliquée avec la mise en place de Portail Chorus Pro. Il s'agit d'une solution mutualisée de facturation électronique visant à répondre à l'obligation fixée par le gouvernement. Le portail Chorus Pro vise à simplifier les démarches des entreprises et à répondre à l'enjeu de l'Etat qui est de réduire les délais de paiement. Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises ont l’obligation de déposer leurs factures à destination des organismes publics sur le portail Chorus. L’obligation a été étendue au ETI au 1er janvier 2018, au PME depuis le 1er janvier 2019 et s’applique aux TPE depuis le 1er janvier 2020.

Depuis 2020, c’est donc l’ensemble des entreprises, quelle que soit leur taille, qui doit être conforme à cette réglementation liée à la facture électronique.

En 2024, que prévoit la réglementation pour les factures numériques ?

L'Etat ne compte pas s’arrêter là en matière de facturation électronique ! Un projet de loi finance a vu le jour en 2020, avec l'article 153. Le PLF prévoit, à partir du 1er juillet 2024, l’obligation de facturation électronique dans les relations inter-entreprises et la transmission sous forme électronique des données des factures électroniques à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. Ce qui signifie que dorénavant, les entreprises auront l'obligation de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale pour une pré-déclaration de la TVA (e-reporting).

Afin de mettre en œuvre le PLF, le gouvernement a demandé à la DGFiP un rapport sur les préconisations d'application de l'obligation de la facture électronique. Ce rapport permet de mettre en lumière le champ d’obligation de dématérialisation des factures, d’évaluer les solutions envisagées et de faire ressortir les atouts et contraintes de ce projet de loi. La DGFiP a remis son rapport le 3 novembre 2020, qui préconise la transmission des factures par voie électronique entre fournisseurs et clients via une plateforme.

Ce rapport présente deux modèles de transmission des factures :

1. Le modèle en V, semblable au modèle italien, qui obligerait les entreprises à transmettre obligatoirement toutes les factures à leurs clients depuis une plateforme publique.
2. Le modèle Y qui celui-ci autorise les plateformes privées préalablement certifiées à transmettre les factures aux bons destinataires sans passer obligatoirement par une plateforme publique.

Les dates clés pour votre mise en conformité

La mise en application de ce nouveau projet de loi commence au 1er janvier 2024. A partir de cette date, toutes les entreprises devront être prêtes à recevoir les factures sous format électronique. Ensuite viendra l'obligation d'émettre des factures électroniques, dont la mise en place sera progressive. Les entreprises auront du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026 pour se mettre en conformité avec la réglementation :

• 1er juillet 2024 : les grandes entreprises
• 1er janvier 2025 : les ETI
• 1er janvier 2026 : toutes les entreprises, TPE et PME

Quels sont les enjeux de la facturation dématérialisée ?

En choisissant de mettre en place cette nouvelle obligation, l'Etat souhaite que les bénéfices reviennent autant aux entreprises qu'à l'administration. Les enjeux sont ainsi les suivants :

1. Renforcer la compétitivité des entreprises notamment en réduisant les coûts de traitement des factures, en sécurisant les échanges commerciaux et en limitant les litiges liés aux délais de paiement.
2. Suivre en temps réel l'activité des entreprises dans le but de piloter plus efficacement les actions de l'administration fiscale.
3. Avoir des outils permettant un meilleur contrôle dans l'objectif de lutter contre la fraude à la TVA et de mettre en place des pré-déclarations de TVA.

Obligations légales : comment être conforme à la facture électronique ?

Pour être en phase avec cette réglementation, la dématérialisation du processus de facturation est une première étape. Pour cela, le mieux est de faire appel à un prestataire expert qui saura vous accompagner dans la mise en place d'une solution adaptée à votre environnement. Mais il ne suffit pas de s’arrêter à ce stade. Pour que votre entreprise soit réellement en accord avec la réglementation, il faut que vous donniez une valeur légale à vos factures, c’est-à-dire que le processus mis en place doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de chaque facture.

Pour assurer cette valeur légale à vos factures, trois solutions s’offre à votre entreprise :

• La signature électronique : Encadrée juridiquement par la loi du 13 mars 2000, la signature électronique est aussi fiable qu’une signature papier. Elle a pour objectif de démontrer à un tiers qu’un document donné (c’est-à-dire sans aucune modification) a été approuvé par une personne identifiée. La signature doit pouvoir garantir l'identité du signataire, l'intégrité du document signé et la non-répudiation par le signataire du document signé. L’authenticité de la facture ne peut donc pas être contestée. Lire notre article : Sécurisez vos échanges avec une solution de signature électronique !
• L’EDI (Echange de données informatisées) : Il permet un échange direct, d’ordinateur à ordinateur, de différents documents dits normalisés (commandes, avis d’expédition, factures, catalogues de prix…) entre un émetteur, ses fournisseurs, clients ou encore partenaires. L’objectif étant d’assurer la traçabilité des données qui sont échangées.
• La piste d’audit fiable : L’objectif de la piste d’audit fiable est d’assurer la traçabilité du processus de facturation depuis son origine et dans un ordre chronologique, mais aussi les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des factures. Ce procédé a également pour objectif de garantir un lien entre les factures émises et la livraison des biens ou prestations facturées. Avec pour enjeu final pour votre entreprise de lutter contre la fraude et d’éviter aux maximum les fausses factures électroniques. Notre article sur la piste d'audit fiable

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Pour vous guider dans votre démarche de mise en place de la facturation électronique, il est important de vous faire accompagner par un prestataire spécialisé et expert dans le domaine, qui saura vous apporter les meilleurs conseils et solutions pour la mise en œuvre et la réussite de vos projets. Pour cela, il faut se rapprocher d'un prestataire capable de vous fournir une solution de dématérialisation des factures.

Mais avant de se lancer tête baisser dans le déploiement d'un nouveau projet, il est important d'anticiper et de se poser les bonnes questions. C'est là qu'un expert saura vous guider dans vos choix ! Dans un premier temps, il est important de réaliser une analyse de votre situation afin d'identifier les process qui demandes à être automatisés et d'anticiper les gains et freins qui pourraient être rencontrés. A partir de là, il est également essentiel d'impliquer les collaborateurs dans votre démarche afin qu'ils comprennent et adhérent de suite au projet. L'autre point important sera ensuite de cadrer votre projet en définissant les objectifs auxquels doit répondre la solution de dématérialisation mise en place. Découvrez notre article sur l'accompagnement de vos projets de dématérialisation

C’est dans ce sens, que nous proposons aujourd’hui aux entreprises un accompagnement personnalisé dans la mise en place de solutions de dématérialisation légale et fiscale, à travers notamment une expertise juridique et métier. Pour cela, nous éditons et intégrons l’offre NEXIA, une GED nouvelle génération intelligente et intuitive. NEXIA vous permet de digitaliser vos factures fournisseurs et d'automatiser chaque étape de votre processus financier, en accord avec la réglementation en vigueur : Portail CHORUS Pro, piste d'audit fiable, suppression définitive du papier...