Axess vous accompagne dans la certification Qualiopi !

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est indispensable pour les organismes de formation qui souhaitent continuer à percevoir les financements publics et/ou mutualisés.

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Nos experts se feront un plaisir de vous recontacter pour une démonstration de notre solution.

Une certification officielle

Une offre complète & dédiée à la qualité

Un meilleur positionnement sur le marché

Laissez-vous guider dans votre certification Qualiopi !

Cette certification a été mise en place dans l'objectif d'attester de la qualité du processus de formation mis en œuvre au sein des organismes de formation. Premièrement, elle permet aux centres de formation de rassurer, grâce à un process qualité, leurs clients mais aussi leurs financeurs. Deuxièmement, la certification Qualiopi apporte aux organismes une meilleure position sur le marché. Ils sont reconnus comme organismes de qualité grâce à une certification officielle. 

Pour obtenir cette certification, il est essentiel de bien se préparer en amont. Se faire accompagner est encore mieux ! Pour cela, Axess a mis en place une offre complète et dédiée à la qualité de votre organisme de formation. 

Notre experte Sarah ATTALLI-TULI vous accompagne dans la préparation et l'obtention de votre certification à travers trois étapes clés : l'analyse de vos méthodologies et process actuels, les préconisations et plan d'action et enfin la mise en œuvre personnalisée.

Nous vous proposons également de vous faire gagner du temps à travers notre offre logicielle pour la gestion des organismes de formation. Notre logiciel vous accompagne dans votre processus qualité en répondant aux 7 critères et 32 indicateurs mis en place. Vous profitez d'une solution performante, adaptée à votre métier et en accord avec la certification Qualiopi. 

Comment notre offre logicielle accompagne votre process qualité ? 

Critère 1 : Les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d'évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.

Comment Axess y répond ?

  • Création des actions de formation / cursus visibles sur le portail avec tous les champs utiles
  • Publipostage des programmes depuis le logiciel avec tous les champs utiles

Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

Comment Axess y répond ?

Pour récupérer les données à publier :

  • Questionnaires de satisfaction
  • Analyse pédagogique
  • Changement d'état des inscriptions en cas d'abandon et saisie le cas échéant d'une information requêtable dans les inscriptions
  • Questionnaires à 3 et 6 mois dans le logiciel, statistiques sur le nombre d'inscriptions validées pédagogique / nombre d'inscrits
  • Validation des compétences avec le champ "inscription validée"

Pour diffusion :

  • Utilisation d'un champ de l'action de formation pour publication
  • Et/ou informations de la vitrine
  • Utilisation du lien dans la vitrine, dans les documents publipostés à partir du logiciel, dans le pied de page du portail / site web institutionnel

Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d'obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

Comment Axess y répond ?

Pour les formations certifiantes, utilisation d'un champ des actions de formation visible sur le portail pour afficher les informations correspondantes.

 

Critère 2 : L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations

Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise et/ou le financeur concerné(s).

Comment Axess y répond ?

  • Actions de CRM dans le logiciel avec une nature "analyse du besoin"
  • Questionnaire de niveau ou quizz rattaché à la session
  • Grille d'analyse stockée dans l'inscription et case à cocher pour dire que c'est ok
  • Cycles courts spécifiques à un participant
  • Historisation de l'analyse du besoin par un autre organisme si l'organisme n'est pas chargé de le faire
  • Cursus/parcours sur mesure pour la VAE

Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise et/ou le financeur concerné(s).

Comment Axess y répond ?

  • Actions de CRM dans le logiciel avec une nature "analyse du besoin"
  • Questionnaire de niveau ou quizz rattaché à la session
  • Grille d'analyse stockée dans l'inscription et case à cocher pour dire que c'est ok
  • Cycles courts spécifiques à un participant
  • Historisation de l'analyse du besoin par un autre organisme si l'organisme n'est pas chargé de le faire
  • Cursus/parcours sur mesure pour la VAE

Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

Comment Axess y répond ?

  • Champ contenu dans l'action de formation / cursus ou autre champ information complémentaire si besoin complémentaire pour les kits formateurs. Possibilité de joindre un ruban pédagogique charté dans les documents de la formation ajoutable en automatique aux fusions
  • Contrats et conventions qui rappellent les contenus et qui récupèrent les rubans pédagogiques, fusion des modules du cycle court avec la boucle "répéter_session" et les différents modules, durée, dates

Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s'assure de l'adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.

Comment Axess y répond ?

  • Tableau qui peut être joint aux documents du cursus, visible ou non sur le portail

Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée de la prestation.

Comment Axess y répond ?

  • Entretiens dans le CRM du logiciel
  • QCM / questionnaires en amont de la formation
  • Grille d'évaluation des compétences : questionnaire des compétences dans le logiciel
  • Pointage des diplômes/expériences dans les inscriptions, dans les informations à pointer ou dans les informations complémentaires
  • Action de formation de positionnement
  • Information des prérequis et des conditions d'entrée dans les actions de formation
  • Montrer ensuite qu'en fonction des résultats des positionnement, on peut rajouter ou décocher des modules dans les cycles et dans les inscriptions

 

Critère 3 : L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en œuvre

Le prestataire informe les publics bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation.

Comment Axess y répond ?

  • Mailings avec les informations et pièce-jointes utiles, avec en copie mail les parents s'il s'agit de mineurs ou les RH s'il s'agit d'une société
  • Identification des référents pédagogiques et administratifs dans les champs dédiés
  • Saisie dans les fiches lieux des modalités d'accès pour les personnes en situation de handicap

Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l'accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

Comment Axess y répond ?

  • Cycles cours standards et sur-mesure avec plusieurs groupes si besoin avec des groupes de niveau, sessions individualisées avec suivi par le formateur / accompagnateur
  • Actions de formation ou actions de CRM de type séquences d'accompagnement / médiation
  • Edition de documents portant tous les éléments identifiés

Le prestataire évalue l'atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

Comment Axess y répond ?

  • Questionnaire de compétences à chaud, questionnaire d'auto-positionnement
  • Module de gestion des notes
  • Validation pédagogique des inscriptions
  • Edition d'une attestation de compétences (livret de compétences)
  • Fusion du "certificat" depuis le logiciel et suivi général

Le prestataire évalue l'atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

Comment Axess y répond ?

  • Questionnaire de compétences à chaud, questionnaire d'auto-positionnement
  • Module de gestion des notes
  • Validation pédagogique des inscriptions
  • Edition d'une attestation de compétences (livret de compétences)
  • Fusion du "certificat" depuis le logiciel et suivi général

Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l'entreprise, anticipe avec l'apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.

Comment Axess y répond ?

  • Mailings
  • Actions de CRM typées pour le suivi du participant, l'adaptation en entreprise et en centre de formation
  • Stockage des emails de lien avec l'entreprise dans le logiciel
  • Droits "référents" sur le portail
  • Depuis 2021, interface avec un outil "livret d'apprentissage en ligne" entre le logiciel et Lea de Studea

Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l'exercice de la citoyenneté.

Comment Axess y répond ?

  • Actions de formation sur ces thèmes à intégrer dans le dispositif de formation
  • Typage de ces actions de formations selon les différents sujets évoqués
  • Documents explicatifs à joindre aux documents administratifs (convocation, confirmation d'inscription...)

Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu'apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

Comment Axess y répond ?

  • Documents à joindre aux mails envoyés (convocations, confirmations d'inscription…)
  • Emargement indiquant que les personnes ont bien reçu les documents évoqués
  • Sessions / modules d'information collective

Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s'assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l'autorité de certification.

Comment Axess y répond ?

  • Check-lists dans l'inscription ou questionnaire de prérequis administratif
  • Stockage des pièces-jointes utiles dans la fiche session / tiers / inscription
  • Edition des attestations de compétences
  • Retrouver les attestations dans le suivi général

 

Critère 4 : L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en œuvre

Le prestataire met à disposition ou s'assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d'un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

Comment Axess y répond ?

  • Création des ressources avec les documents techniques en pièces-jointes
  • Réservation des ressources évoquées dans les sessions
  • Indication dans les actions de formation / cursus des moyens humains et techniques mis à disposition
  • Mise à disposition des supports sur le portail
  • Stockage des CV dans les fiches intervenants
  • Contrats formateurs
  • Conventions de formation avec les entreprises spécifiant les ressources nécessaires (intra)
  • Stockage dans les supports / processus des bails-contrats de location / document unique d'évaluation des risques professionnels
  • Mise à disposition des supports sur le portail

Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…

Comment Axess y répond ?

  • Utilisation de la gestion des supports renommés "Coordination interne et supports pédagogique", création d'une famille de formation "Coordination interne"
  • Stockage dans ce dossier des procédures internes, des organigrammes, fiches de postes et tout document utile
  • Si certaines informations doivent être publiques, utilisation de la vitrine

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

Comment Axess y répond ?

  • Module de gestion des supports / documents pédagogiques
  • Champ support dans l'action de formation pour décrire les supports qui seront utilisés
  • Interfaces vers les plateformes LMS
  • Actions de CRM / sessions de travail sur les outils pédagogiques

Le prestataire dispose d'un personnel dédié à l'appui à la mobilité nationale et internationale, d'un référent handicap et d'un conseil de perfectionnement.

Comment Axess y répond ?

  • Catégorisation des tiers concernés et création de tous les tiers correspondants
  • Actions de CRM liés à ces points dans lesquels sont stockés les comptes rendu

 

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

Comment Axess y répond ?

  • Sessions de formation internes / sessions de sensibilisation
  • Procédures de gestion des recrutements stockés dans le logiciel
  • Stockage des CVs dans le logiciel pour les candidats et les recrutés
  • Sessions internes et externes dans le logiciel
  • Module certificats
  • Création et stockage des matrices de compétences dans les "Procédures internes et supports pédagogiques"
  • Coche dans la fiche de l'intervenant et des différents éléments à vérifier avant recrutement
  • Module contrats formateurs

Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu'il délivre.

Comment Axess y répond ?

  • Sessions de formation internes / sessions de sensibilisation
  • Procédures de gestion des recrutements stockés dans le logiciel
  • Stockage des CVs dans le logiciel pour les candidats et les recrutés
  • Sessions internes et externes dans le logiciel
  • Module certificats
  • Création et stockage des matrices de compétences dans les "Procédures internes et supports pédagogiques"
  • Coche dans la fiche de l'intervenant et des différents éléments à vérifier avant recrutement
  • Module contrats formateurs
  • Case à compléter pour indiquer la date du dernier entretien individuel et de validation des compétences

 

Critère 6 : L'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

Comment Axess y répond ?

  • Action de CRM avec la nature à paramétrer dans le logiciel
  • Actualisation des procédures stockées dans le logiciel en fonction des évolutions juridiques

Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d'intervention et en exploite les enseignements.

Comment Axess y répond ?

  • Action de CRM avec la nature à paramétrer dans le logiciel
  • Actualisation des procédures stockées dans le logiciel en fonction des évolutions juridiques

Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

Comment Axess y répond ?

  • Action de CRM avec la nature à paramétrer dans le logiciel
  • Actualisation des procédures stockées dans le logiciel en fonction des évolutions juridiques

Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

Comment Axess y répond ?

  • Identifier les tiers dans le logiciel et gérer les actions de CRM

Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s'assure du respect de la conformité au présent référentiel.

Comment Axess y répond ?

  • Stockage des procédures de recrutement et de suivi des sous-traitants dans les supports du logiciel
  • Contrats formateurs avec charte
  • Réunions / formation des prestataires à la démarche qualité dans la structure
  • Mise à disposition sur le portail formateur de la charte qualité sur la vitrine visible uniquement par les formateurs

Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l'ingénierie de formation et favoriser l'accueil en entreprise.

Comment Axess y répond ?

  • Identification des entreprises partenaires
  • Stockage des contrats de partenariat dans leurs documents
  • Saisie des comités de pilotage et de comptes rendu de réunions dans le CRM

Le prestataire développe des actions qui concourent à l'insertion professionnelle ou la poursuite d'étude par la voie de l'apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Comment Axess y répond ?

  • Actions de formation / sessions d'aide à l'insertion et accompagnement spécifique...
  • CRM pour le compte rendu des actions de partenariat

 

Critère 7 : Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées

Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

Comment Axess y répond ?

  • Questionnaires d'évaluation en fin et en cours de prestation ainsi qu'à froid
  • Questionnaire à destination des sociétés et des OPCO. Si besoin d'envoi automatique (ex : envoi d'un questionnaire 1 fois par an), créer une session fictive et y inscrire les responsables OPCO pour pouvoir paramétrer un workflow temporel
  • Compte rendu d'entretiens dans le CRM avec les financeurs

Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.

Comment Axess y répond ?

  • Utilisation du CRM pour faire le suivi des insatisfactions
  • Stockage dans le logiciel des mails reçus et envoyés pour le traitement des insatisfactions
  • Stockage des procédures de traitement de ces insatisfactions

Le prestataire met en œuvre des mesures d'amélioration à partir de l'analyse des appréciations et des réclamations.

Comment Axess y répond ?

  • Mise à jour des fiches procédures
  • Saisie dans le logiciel des comptes rendu de réunion sur l'amélioration de la qualité

Axess certifié Qualiopi depuis décembre 2021 ! 

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