Bien gérer sa documentation Qualité grâce à la GED

La gestion électronique des documents

Pour administrer au mieux les flux documentaire, de nombreuses organisations recourent à des logiciels de gestion électronique de documents (GED). L’objectif : gagner en agilité en développant une gestion efficiente du savoir-faire et des connaissances internes de l’entreprise. En effet, si les logiciels utilisés par les différents services apportent des réponses concrètes à un besoin métier, la complémentarité d’une solution de gestion documentaire permet de fluidifier le partage de l’information et de faciliter l’application des procédures qualité dans le respect des normes en vigueur.

Gestion qualité : un référentiel documentaire à centraliser et ordonnancer

La gestion de la qualité constitue un référentiel documentaire essentiel pour les entreprises en quête d’amélioration et de performance. Les entreprises manufacturières ayant des exigences de qualité très élevées sont confrontées à de nombreux obstacles pour atteindre leurs objectifs de qualité. Certaines sociétés déroulent leurs activités dans un cadre strictement réglementé (notamment celles produisant des appareils médicaux, par exemple) et doivent régulièrement se soumettre à des audits, tandis que d’autres doivent respecter des normes de qualités telles que les BPF et ISO9001. La norme ISO 9001, qui décrit les exigences d’un système de management de la qualité, n’indique pas exhaustivement l’ensemble des documents à produire.

Cependant, les entreprises engagées dans une démarche de gestion de la qualité disposent généralement d’une documentation constituée d’un manuel qualité, de procédures organisationnelles et de processus fonctionnels. À cela s’ajoute également plusieurs modes opératoires (fiches d’instructions et de consignes, fiches de postes, etc) ou documents dit « d’enregistrement », certifiant les preuves de résultats et assurant la traçabilité des opérations réalisées grâce aux métadonnées.

Une gestion documentaire stratégique regroupent des données techniques à structurer, centraliser et organiser rigoureusement. L’objectif étant de pouvoir l’exploiter pleinement et d’en retirer les bénéfices attendus : amélioration continue, gain de productivité, maîtrise et contrôle des procédures qualités, etc…

La GED, une réponse rationnelle à la gestion documentaire qualité

En effet, la fonction première d’un logiciel de GED est de stocker les données dématérialisées d’une organisation en un espace unique. La GED facilite ainsi l’accès et le partage d’un référentiel commun de documents qualité à tous les utilisateurs et assure leur pérennité. Il assure également une uniformisation des documents et favorise le travail collaboratif, fonctionnalités indispensables pour répondre à la mise en œuvre d’une démarche qualité en entreprise.

L’acquisition d’un logiciel de gestion documentaire permet de répondre à ces enjeux, en s’intégrant au système d’information existant de l’entreprise. Par ailleurs, il s’adapte parfaitement aux exigences et aux contraintes de la gestion qualité des entreprises.

Garantir sécurité et confidentialité

Pour autant, un tel référentiel peut contenir des informations clefs de l’entreprise qu’il n’est pas nécessaire de diffuser à l’ensemble des collaborateurs. Il est donc indispensable pour une solution de gestion documentaire d’assurer la sécurité et la confidentialité des données stockées. La GED répond très bien à cette problématique : elle offre la possibilité d’attribuer des droits d’accès différents, selon les profils utilisateurs (rédacteur, superviseur, signataire, etc…) et de définir des niveaux d’autorisation (consultation, modification, partage, etc…).

Maîtriser les procédures qualités, un enjeu primordial pour les entreprises

Le défi majeur pour les Responsables QSE (Qualité-Sécurité-Environnement) est de s’assurer que les étapes des procédures qualité de l’entreprise sont suivies par l’ensemble des acteurs de la chaîne de production. Alors que les réglementations changent constamment, comment vérifier que chaque collaborateur dispose des bonnes instructions ? Un logiciel de GED offre la certitude que l’information diffusée est conforme et que chaque intervenant dispose des procédures à jour.

Pour enchérir, la GED intègre également la possibilité de paramétrer des workflows. Les workflows constituent des processus d’automatisation des tâches permettant un enchaînement automatisé des différentes opérations et étapes de validation de tâches plus ou moins complexes. Ils reproduisent le déroulement d’un processus métier dans son intégralité. Les circuits de validation permettent ensuite de s’assurer que chaque étape est bien conforme aux critères de qualité requis.

Un responsable de projet peut suivre l’avancée d’un projet en temps réel et agir efficacement. Notamment grâce aux outils de pilotage ; alertes et notifications, tableaux de bord personnalisés et indicateurs de performance etc… Il est ainsi plus facile de contrôler les écarts entre les objectifs à atteindre et les résultats constatés.

Un atout pour l’acquisition des normes et certifications qualité

La GED facilite l’application des procédures qualité en interne mais pas que. Elle accompagnent aussi la préparation des entreprises au passage d’audit qualité pour obtenir les certifications ISO 9001 (Normes ISO 9000).

Toutefois les SMQ ne conviennent pas à toutes les sociétés de MedDev. Si votre entreprise répond aux critères suivants, il serait justifié d’envisager la mise en place d’un logiciel de gestion de documents ou d’un système de gestion de contenu pour vous aider à respecter les normes de qualité en toute efficacité :

• Votre société doit effectuer le suivi précis des versions des documents en cours d’utilisation et de la date de leur utilisation. Ces documents peuvent être de nature variée, allant des procédures opérationnelles normalisées aux catalogues et autres supports marketing, en passant par les étiquettes de produits et les fiches techniques.
• Votre société est tenue d’effectuer régulièrement des audits internes et d’en suivre les résultats, tout en contrôlant les mesures adoptées, sous la forme d’actions correctives et préventives, pour remédier aux problèmes, aux non-conformités et aux risques identifiés. Cette exigence s’applique particulièrement aux sociétés qui appartiennent à des secteurs fortement réglementés tels que l’industrie pharmaceutique, l’aérospatial ou l’alimentation.
• Votre société doit régulièrement former son personnel aux nouvelles versions des documents qui voient le jour, et prouver que ses salariés ont bel et bien pris connaissance des nouveaux documents.