Comment optimiser la gestion de vos mails professionnels ?

juillet 2018
Laura BENISTANT
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Les emails professionnels sont considérés comme des documents à part entière qui peuvent contenir des informations clés et engager l’activité des entreprises. Pourtant encore trop peu de dirigeants s’en préoccupent réellement.

La gestion des emails professionnels trop peu prise en compte

Lorsqu’une organisation met en place un processus de gestion documentaire (GED) au sein de sa structure, elle pense rarement à y intégrer la gestion des emails professionnels émis et reçus par les collaborateurs. Pourtant, plus de 40% des collaborateurs reçoivent et traitent jusqu’à 100 mails par jours.

En délaissant ses emails, une entreprise met également de côté une partie importante de son patrimoine informationnel détenu dans les différents comptes de messagerie des salariés. Cette situation peut alors engendrer des risques réels : perte de données, vol d’identité, mauvaise accessibilité aux informations…

  • Sensibilisation régulière auprès du personnel afin de créer une prise de conscience
  • Installation et mise à jour régulière des anti-virus, pare-feu et antispam
  • Sauvegarde régulière de vos fichiers pour pouvoir les récupérer en cas d’attaques
  • Méfiance vis-à-vis des mails à orthographe douteux, qui vous demandent des informations confidentielles…

La GED, la réponse idéale pour une gestion optimale !

L’objectif de la GED sera ici de permettre d’identifier rapidement les emails engageant l’entreprise ainsi que garantir leur valeur probante. Ce qui permettra également de réduire considérablement les coûts de stockage. Mais comment mettre en place une démarche de gestion des emails professionnels efficace ?
Pour cela, il est important de tenir compte de 4 points clés :

  1. Diagnostic précis des usages : Afin de mettre en place une gestion des emails professionnels efficace, il est d’abord nécessaire de réaliser un audit des pratiques afin de savoir quels sont les usages de la messagerie, les volumes de mails ou encore les risques potentiels.
  2. Sensibilisation des collaborateurs : L’entreprise doit établir des règles d’identification et de gestion en informant au préalable les collaborateurs concernés.
  3. Conservation des emails : Conserver les mails dans une solution de stockage dédiée ainsi qu’anticiper leur destruction est primordial pour une gestion optimale. Des outils d’archivage doivent être mis à disposition des utilisateurs afin d’automatiser la gestion de leurs emails.
  4. Alternatives aux emails : Enfin, il peut être intéressant pour les entreprises de proposer aux collaborateurs des outils alternatifs aux emails tels que des réseaux d’entreprise ou encore un serveur partagé.

Pour aller plus loin

Axess propose une solution de LAD performante, NEXIA, qui assure la lecture automatique des pièces jointes intégrées dans vos emails. Vous simplifiez vos échanges documentaires et gagnez du temps grâce à une vérification automatique des données et un transfert immédiat de vos pièces jointes dans NEXIA et notre moteur de workflow.

Laura BENISTANT
Laura BENISTANT
Chargée de Communication et Marketing

En tant que Chargée de Communication et Marketing, Laura accompagne le Pôle Édition de logiciels d’Axess dans le développement de ses activités.