10 conseils pour optimiser votre pratique du 100 % Santé en optique

Qu’est-ce que le 100 % Santé ?

Pourquoi vouloir optimiser sa pratique du 100 % Santé ?

Les débuts de la mise en application

Lors de la mise en application du 100 % Santé, les professionnels de santé, y compris les opticiens, ont dû faire face à des débuts chaotiques et douloureux. Cette période tumultueuse a été en grande partie attribuée au manque de communication et de précision dans les directives émises. En effet, la réforme a été lancée sans une communication adéquate, ce qui a créé un sentiment de confusion parmi les acteurs du secteur.

Les challenges étaient nombreux. Les opticiens ont dû s'adapter aux modifications de leurs logiciels, adopter de nouvelles pratiques, et mettre à jour leurs catalogues de verres pour pouvoir proposer les verres de classe A. Cependant, il était fréquent que ces derniers ne soient pas conformes, ce qui a engendré des complications supplémentaires.

Le devis normalisé, conçu pour simplifier le processus, s'est parfois avéré moins clair pour les assurés, créant des situations délicates lors des consultations. De plus, les nouveaux codes LPP ont été remplacés par des codes de regroupement, ajoutant ainsi de la confusion.

En amont, la communication des différentes instances n’a pas été suffisante et n’a pas permis aux professionnels et aux éditeurs de logiciels d’aborder la réforme sereinement. L'arrêté du 3 décembre 2018 était censé détailler précisément le nouveau devis, mais il laissait place à certaines interprétations, ce qui a généré des pratiques divergentes. De plus, les éditeurs de logiciels ont laissé certaines marges de manœuvre dans leurs outils pour faire gagner du temps aux opticiens. Celles-ci ont parfois été pointées du doigt par la DGCCRF.

Ces défis initiaux ont mis en lumière la nécessité d'optimiser les pratiques pour garantir une transition plus fluide et réussie vers ce nouveau modèle.

Le renforcement des contrôles de la DGCCRF

La DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) a pris des mesures drastiques pour veiller à ce que les offres du 100 % Santé soient effectives et présentées de manière loyale par les professionnels du secteur optique. Leur action a été percutante, avec des contrôles effectués sur plus de 1 000 points de vente au cours d'une période de 13 mois.

Les résultats de cette campagne de contrôle sont incontestables. Pas moins de 539 établissements présentaient des anomalies, ce qui a conduit à des mesures strictes de la part de la DGCCRF. Au total, 384 avertissements ont été émis, accompagnés de 123 injonctions de mise en conformité. De plus, 17 procès-verbaux administratifs et 15 procès-verbaux pénaux ont été dressés pour sanctionner les manquements.

Un rapport exhaustif, intitulé BTN/5B/PNE/21MO, a été publié en avril 2022, mettant en lumière les pratiques non-conformes dans le secteur optique. Il s'agit d'une lecture essentielle pour tous les acteurs impliqués, qu'ils soient opticiens ou éditeurs.

Pour nos clients, le rapport est directement accessible dans l'aide en ligne du logiciel IDM Optic.

Il est à noter que les contrôles ont repris en ce début d'année 2023, et la DGCCRF maintient actuellement confidentiel les chiffres relatifs à ces contrôles, ce qui renforce l'importance de maintenir une conformité rigoureuse.

Les changements apportés à la suite de ce rapport

Le rapport BTN/5B/PNE/21MO, publié en avril 2022 par la DGCCRF, a mis en lumière les pratiques non-conformes dans le secteur optique. Ces conclusions ont conduit à des ajustements et à la suppression de certaines libertés qui étaient précédemment accordées aux professionnels de santé.

Il est essentiel de comprendre que ces mesures ont été prises pour garantir une conformité stricte avec la loi. L'une d’elles concerne l'obligation d'établir systématiquement un devis normalisé pour tous les types d'équipements, que ce soit pour une première paire de lunettes ou une seconde à 1 euro. Cette exigence s'applique à tous les clients, y compris les assurés français et les étrangers qui ne bénéficient d'aucun remboursement.

Même si cela peut sembler incohérent dans certains cas, la loi est claire sur ce point, et tous les acteurs du secteur optique, sont tenus de s'y conformer rigoureusement. Ces mesures visent à garantir la transparence et la conformité dans le cadre de la réforme, tout en éliminant les pratiques non-conformes qui ont pu être observées précédemment.

Les conseils pour optimiser vos pratiques dans votre magasin d’optique

Conseil n° 1 : Familiarisez-vous avec les dispositifs et les tarifs du 100 % santé

En tant qu'opticien, l'une des premières étapes pour optimiser vos pratiques dans le cadre du 100 % santé est de vous familiariser avec les dispositifs et les tarifs qui en font partie intégrante. En tant que professionnel de santé, vous devez impérativement connaître les détails de cette réforme, pour offrir à vos patients des solutions conformes. Cela vous permettra non seulement de respecter les normes, mais aussi de les informer de manière précise sur les coûts et les avantages qui leur sont offerts.

Conseil n° 2 : Mettez à jour vos connaissances

De nombreuses lois et réglementations ont été mises en place dans votre secteur ces dernières années. Beaucoup d'entre vous ignorent certaines obligations. Vous devez garder un œil sur les changements législatifs en consultant la presse et les sites spécialisés. À notre niveau, nous essayons de vous accompagner pour mettre à jour vos connaissances via notre aide en ligne, nos webinars et nos échanges téléphoniques.

Conseil n°3 : Ne négligez pas votre devoir d’information vis-à-vis du client

Dans le cadre du 100 % santé, les opticiens ont une obligation légale de fournir des informations complètes à leurs clients. Cette obligation ne laisse place ni à la discrétion, ni au choix, elle doit être scrupuleusement respectée. Informez vos patients de manière claire sur l’offre, notamment l'accès à des lunettes de qualité sans reste à charge, et assurez-vous de proposer une gamme diversifiée de montures conformément aux directives en vigueur.

Conseil n°4 : Présentez les montures de classe A en magasin en respectant les quantités

Présenter les montures de classe A en magasin en respectant les quantités prescrites est une obligation légale qui exige une gestion précise. En vertu de ces règles, vous devez avoir en stock un choix de 35 montures pour adultes et 20 pour enfants (respectivement 17 et 10 si les différenciations se limitent à la couleur).

De plus, il est essentiel de veiller à une présentation visible et systématique des montures suivantes :

• Des montures dont le prix ne dépasse pas 30 euros, respectant les normes européennes.
• Au minimum 17 modèles différents de montures pour adultes, disponibles en 2 couleurs distinctes, ainsi que 10 modèles pour enfants dans la même configuration.
• Des verres amincis, anti-reflets et anti-rayures au prix plafonné, avec chaque fournisseur de verre offrant une gamme spécifique pour la "Classe A" capable de traiter une variété de troubles visuels.

L'opticien peut également facturer des prestations d'adaptation et d'appairage, sous certaines conditions. Depuis le 10 août 2023, une mesure temporaire autorise également la facturation d'un supplément de 42 euros par équipement, appelé "accompagnement à la distribution des dispositifs appartenant à la classe A", réservé aux opticiens réalisant plus de 65 % d'équipements en 100 % santé. Cependant, il est à noter que cette mesure ne concerne qu'un nombre restreint de points de vente, actuellement environ 40.

Conseil n°5 : Respectez les prix limites de vente

Depuis le 1er janvier 2020, les verres et montures relevant de l'offre 100 % Santé sont soumis à des tarifs de remboursement et à des prix de vente plafonnés. Ces produits sont répertoriés sous l'appellation "classe A" dans la liste des produits et prestations (LPP), se distinguant ainsi des produits répertoriés en "classe B", pour lesquels les professionnels conservent la liberté de fixer leurs tarifs.

Il est impératif de respecter scrupuleusement ces prix limites de vente et votre logiciel IDM Optic est là pour vous aider. Tout dépassement de ces tarifs plafonds impliquerait que le professionnel assume le remboursement des montants facturés au-delà du prix limite de vente. Les organismes de contrôle de l'Assurance Maladie sont chargés de surveiller la conformité de ces prix limites de vente.

La liste des équipements éligibles à l'offre, ainsi que leur taux de prise en charge, est régulièrement mise à jour et consultable sur le site solidarites-sante.gouv.fr/optique.

Conseil n°6 : Remettez systématiquement un devis normalisé précis aux assurés et évitez les modifications ultérieures

Pour optimiser votre pratique en tant qu'opticien, remettez systématiquement un devis normalisé aux assurés avec une proposition en classe A correspondant à l’équipement 100 % santé entièrement couverts, et une en classe B proposant des produits et des options plus personnalisées.

Assurez-vous de remettre un devis au client, que ce soit en imprimant une copie ou en l'envoyant par email.

Assurez-vous que le devis soit précis dès le départ, en incluant tous les éléments nécessaires, tels que la monture, les verres correcteurs, les traitements spécifiques, et les accessoires. Après la validation du devis, n'apportez aucune modification ultérieure au dossier, car cela compromettra la conformité de la facture. Cette dernière ne sera plus en adéquation avec le devis validé par le client et ne fera pas figurer le numéro et la date du devis.

Si des modifications sont nécessaires, il est préférable d’annuler le dossier et de créer un nouveau devis pour garantir l'exactitude de la documentation.

Conseil n°7 : Remettez systématiquement une note détaillée

Pour une pratique efficace en tant qu'opticien, la remise systématique d'une note détaillée est essentielle. Cette note reprend tous les éléments du devis, offrant ainsi à vos clients la possibilité de vérifier que leur facture correspond bien à l'offre qui leur a été proposée. La note détaillée peut s'imprimer automatiquement après l'édition du devis et reprend l'intégralité des éléments du devis qui seront également présents sur la facture.

Ce document doit être signé et remis au client pour assurer la transparence du processus. La note détaillée joue un rôle clé en établissant la confiance des patients envers votre pratique. Elle démontre votre engagement à respecter les accords conclus et à fournir des informations claires.

Conseil n°8 : Renseignez les n° et dates de BL pour imprimer le certificat de traçabilité

Il est crucial de garantir la traçabilité des lunettes et lentilles fournies. Pour ce faire, saisissez impérativement les numéros et les dates des bons de livraison à réception des verres et des lentilles. Vous garantirez ainsi la conformité du certificat de traçabilité devant être remis aux clients.

Il est important de noter que la carte de vue fournie par le verrier ne suffit pas. En effet, celle-ci ne prend pas en compte la monture choisie.

Conseil n°9 : Pensez que la signature du devis est réglementée

Il est essentiel de se conformer à la réglementation concernant la signature des devis dans le cadre du 100 % santé. Une simple signature du client en bas du devis ne suffit pas pour le valider. Le client doit ajouter de sa main "Bon pour accord" et la date pour que le devis soit considéré comme valide.

En outre, le vendeur doit signer le devis et indiquer son nom. L'enregistrement de la signature du vendeur dans le logiciel est interdit. La validation du devis entraîne la génération de la fiche technique en fonction du choix du client.

Conseil n°10 : Effectuez régulièrement la mise à jour de votre logiciel métier

En tant que professionnels de santé, maintenir à jour votre logiciel professionnel est d'une importance cruciale. Cela garantit que vous êtes en phase avec les dernières réglementations et normes et contribue à maintenir la fluidité de vos opérations et à éviter les problèmes potentiels liés à la facturation.