Nov 12, 2015 in Dématérialisation
La dématérialisation, le facteur clé pour une gestion documentaire efficiente et performante

Face à un volume de données de plus en plus conséquent, la transformation numérique constitue une étape clé du changement. Cependant, il est de plus en plus difficile de garder un contrôle permanent sur l’information et d’en assurer sa traçabilité ainsi que sa confidentialité.

Le digital a connu un développement important ces dernières années. Les volumes de données sont tels qu’on parle désormais de Big data. Les directeurs des systèmes d’information ayant encore du mal à développer des solutions performantes et évolutives, il est nécessaire que les entreprises élaborent progressivement une véritable stratégie numérique interne ayant pour but une transition numérique plus efficace et profitable. Aujourd’hui, où en sont les organisations françaises ?

Des entreprises françaises en retard
D’après une étude menée par le cabinet Roland Berger, on constate que les entreprises françaises sont très en retard dans leur transformation numérique et sont déjà bien devancé par les américains et certains pays américains. Sur les 500 entreprises interrogées, 57% affirment identifier le numérique comme axe stratégique, cependant 36% seulement disent avoir développé ce type de stratégie. Coût (62%), résistance au changement (52%) ou encore manque de compétence (52%) sont les principaux freins vers cette évolution digitale.

La GED, facteur clé du processus numérique
Comment prendre part à la révolution digitale ? Comment bénéficier des avantages numériques et ainsi gagner en productivité ?
La gestion électronique de documents, aussi appelée GED, se révèle être un élément primordial dans la bonne gouvernance d’une entreprise. Il peut en effet s’avérer difficile de mettre en place une solution numérique au sein d’une organisation alors que le format papier prédomine.
D’après le baromètre GED de Canon :

GED

Pourtant les professionnels reconnaissent de nombreux avantages aux solutions de dématérialisation : gain de temps, amélioration de la traçabilité et grande qualité de processus. De plus, 50% estiment que la GED renforcerait la collaboration entre les différentes équipes. La gestion documentaire apporte également une meilleure protection de données, souvent confidentielles et sensibles pour les entreprises.

Externalisation et traçabilité des données
78% des entreprises, par soucis de sécurité et souplesse, privilégient leur serveur local pour héberger leur solution. Cependant, des opportunités moins onéreuses et tout aussi sécurisées existent grâce notamment au SaaS (Software as a Service). Celui permet de limiter l’investissement de départ par un système d’abonnement et donc de réaliser la transition numérique en douceur. De plus, héberger ses solutions en interne, engendre une lourde responsabilité pour le service informatique en termes de confidentialité. Le fait d’externaliser permet donc de déléguer cette responsabilité à un prestataire externe, spécialisé dans le secteur et de garantir par la même occasion une sécurité optimale grâce à des serveurs certifiés par les normes internationales.

La dématérialisation, une technologie incontournable
La dématérialisation se révèle aujourd’hui nécessaire pour les entreprises et ce dans tous les services de l’organisation : ressources humaines, administration… En effet, grâce à cette solution, l’organisation ainsi que la circulation de l’information sont facilitées. De plus, à l’heure où la cybercriminalité est dans toutes les têtes, la dématérialisation propose un stockage des données sur des serveurs dédiés et hautement sécurisés.

Etre à la pointe de l’innovation, faire des économies, développer la sécurité ou encore participer au développement durable est désormais rendu possible grâce aux solutions de dématérialisation. Dès à présent de nombreuses avancées sont attendues en cette fin d’année 2015, qui s’annonce être celle de la révolution numérique.

Axess Business Solutions est éditeur de solutions de dématérialisation et de gestion documentaire. Les offres sont construites à partir des technologies LAD, RAD, GED et Workflow à destination de marché spécifique comme l’habitat social mais aussi pour les PME/PMI et administrations. Les solutions sont disponibles en mode licence ou Saas. Ce dernier permet d’externaliser la sauvegarde des données de façon sécurisée grâce à Axess Online, filiale d’Axess Groupe, qui est spécialisé dans l’hébergement de données.

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