Nov 14, 2016 in Dématérialisation
Durée de conservation des documents : Quelles sont les obligations pour les dirigeants ?

La durée de conservation des données est un sujet bien compris par les entreprises actuelles. Cependant, à l’heure du numérique, il est important de revoir sa stratégie et de choisir les bonnes solutions.

Une obligation légale pour les entreprises

La durée de conservation des documents représente aujourd’hui une obligation légale pour les entreprises. Celle-ci peut varier entre 3 et 10 ans suivant le type de document. Tout document émis ou reçu doit être conservé par les équipes, que ce soit à des fins probatoires comme pour le bon déroulement de l’activité :
– documents civils et commerciaux
– pièces comptables
– documents fiscaux
– documents sociaux
– documents relatifs à la gestion du personnel

En cas de contrôle d’un organisme, les dirigeants doivent être en mesure de présenter les pièces justificatives demandées, dans leur version originale.

De plus, les entreprises produisent, diffusent et reçoivent de nombreux documents (devis, factures, contrats…), qu’il est primordial de conserver pour assurer la pérennité et la continuité de l’activité au quotidien. Par exemple lors d’un litige avec un client, l’entreprise doit pouvoir se justifier. Dans ce cas, la conservation des documents est la bienvenue et lui permettra de se défendre à partir de preuves concrètes : contrat de vente, facture, document de garantie…

Des solutions pour assurer la durée de conservation des documents

Si cela paraissait acquis au temps du document papier, il est aujourd’hui indispensable de revoir sa stratégie de conservation et de choisir les bonnes solutions d’archivage.

La loi n’intervient pas sur ce sujet. Chaque entreprise peut définir sa propre stratégie en matière d’archivage de documents et choisir la solution qui lui convient : salle d’archives physiques, GED, SAE ou encore coffre-électronique. La seule obligation encore une fois, sera d’être en mesure de fournir la pièce originale en cas de contrôle.

Axess Business Solutions expert en dématérialisation et gestion documentaire, est aujourd’hui en mesure de proposer aux entreprises et administrations des offres de GED, d’archivage éConslectronique ou encore de coffre-fort électronique. Le but étant d’assurer la pérennité de l’ensemble des documents qui nous sont confiés au quotidien.

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