6 questions qu’on se pose sur la dématérialisation des factures fournisseurs !

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures fournisseurs ne concernent pas seulement l’envoi par mail d’une facture PDF ou encore la lecture automatique de ces dernières. Aujourd’hui, la solution utilisée par la plupart des entreprises concerne la dématérialisation complète de l’ensemble de la chaîne. C’est-à-dire que le fournisseur transmet tout d’abord la facture par voie électronique, les informations sont ensuite automatiquement vérifiées et conservées dans le système de comptabilité de l’entreprise.

Lire aussi notre article : Quelles différences entre digitalisation et dématérialisation ?

A qui s’adresse un logiciel de dématérialisation des factures et que dit la loi ?

A l’heure actuelle, tout le monde peut faire le choix d’une solution de dématérialisation, de l’artisan à la multinationale en passant par les grands groupes. Et l'Etat ainsi que l'Union Européenne poussent cette transition digitale avec la mise en place en 2014 de la Directive 2014/55/UE, visant à généraliser la facture électronique.

En France, depuis 2017, les entreprises travaillant avec l'Etat ont l'obligation de dématérialiser leurs factures et d'utiliser le Portail CHORUS PRO pour leurs échanges. Et l'Etat Français va encore plus loin avec son Projet de Loi Finance 2020, en imposant la facture électronique aux transactions B2B d'ici 2026. A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises auront l'obligation d'accepter les factures électroniques. Puis entre 2024 et 2026, celles-ci devront également les émettre de manière électronique. Cette obligation sera progressive, comme ce fut le cas pour la Directive 2014/55/UE, en tenant compte de la taille des entreprises :

• 2024 pour les grandes entreprises
• 2025 pour les ETI
• 2026 pour les PME et TPE

Quels sont les avantages de cette digitalisation pour les clients, les fournisseurs et l'Etat ?

Le bénéfice principal de la dématérialisation est bien évidemment les économies engendrées par l'action de digitalisation. On estime à 10 euros le coût d'une facture papier contre 1 euro pour une facture au format dématérialisé. Cela s’explique notamment par l’absence de fourniture mais surtout par le gain de productivité des collaborateurs qui évite les erreurs de saisie et les tâches répétitives. Pour une facture papier, une équipe peut en traiter 6000 à l’année contre 90 000 par an avec la dématérialisation. Ce qui entraine également un gain de temps considérable : de 15 jours en 100 % papier à 3 jours via la dématérialisation.

La dématérialisation des factures permet dans un second temps de sécuriser les relations commerciales. La dématérialisation permet une meilleure traçabilité et un suivi plus précis des données et de l'avancée de traitement d'une facture. Les litiges sont limités et les délais de paiement diminués. Découvrez dans notre article comment la dématérialisation permet de lutter efficacement contre les retards de paiement.

Les atouts de la dématérialisation sont aussi visibles du côté des fournisseurs. Une fois les factures dématérialisées, le règlement pour le fournisseur est quasi systématique. Le traitement plus rapide des factures et la réduction des délais de paiement a donc des conséquences positives sur la trésorerie des fournisseurs.

La dématérialisation joue aussi un rôle dans la lutte contre la fraude à la TVA. En France, on estime que près de 12,7 milliards d’euros de recettes annuelles de la TVA sont perdus soit en raison de la fraude fiscale soit en raison du système de perception de la TVA inadapté. La dématérialisation permettra des recoupements automatisés entre achats et ventes mais aussi plus de reporting, une nouvelle obligation pour les entreprises. La facture électronique permettra également de faciliter les déclaration à la TVA grâce au pré-remplissage.

Quels peuvent-être les freins à la mise en place de la facture dématérialisée ?

Les freins rencontrés par les entreprises lors de la mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs sont souvent culturels. En effet, qui dit traitement automatique dit souvent réorganisation des processus et de l’entreprise. Dans certaines entreprises, il est encore assez fréquent de constater que des factures fournisseurs, pourtant électroniques, sont encore imprimées !

De plus, certaines idées reçues persistent : projet long à mettre en place, complexe, coûteux… Or, de nombreuses solutions existent aujourd’hui et permettent de profiter simplement et rapidement de tous les avantages de la dématérialisation des factures.

Quel est l'impact de la crise sanitaire la dématérialisation et la gestion des factures fournisseurs ?

La crise sanitaire, malgré tout ce que cela a engendré, a permis d'accélérer la transformation digitale des entreprises et les a obligé à se tourner vers de nouveaux outils adaptés. Depuis quelques années déjà, on observait une évolution des méthodes de travail et des modes de fonctionnement des entreprises. Et la crise sanitaire n'a fait que donner une coup de boost à cette transition. Le télétravail, le travail à distance et même l'expérience client et fournisseur ont connus de réels bouleversements.

Il a fallut que les entreprises trouvent de nouveaux moyens pour assurer la continuité de leur activité malgré la crise. Pour cela, elles se sont tournées vers le digital et des solutions logicielles qui les accompagne dans la gestion quotidienne de leurs processus. Ce fut le cas avec les solutions de dématérialisation des factures fournisseurs qui permettent de faire des économies, gagner du temps dans le traitement des documents et travailler en collaboration, que vous soyez au bureau ou en télétravail.

Comment mettre en place une solution de dématérialisation ?

Une bonne analyse de votre contexte actuel est la clé afin de mettre en place une solution de dématérialisation qui réponde parfaitement à vos besoins et qui soit adaptée à votre environnement. Une fois cet audit réalisé, à vous de choisir la solution qui vous correspond le mieux afin de fournir une valeur légale à vos factures :

• La signature électronique qui permet de ne pas pouvoir contester l'authenticité d'une facture. Lire notre article
• L'EDI (Echange de données informatisées) qui permet un échange direct de différents documents dits normalisés entre un émetteur, ses fournisseurs, clients ou encore partenaires
• La piste d'audit fiable qui assure la traçabilité du processus de facturation depuis son origine, mais aussi son authenticité, intégrité et lisibilité. Lire notre article

L'autre facteur de réussite dans la mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs est le travail d’équipe et l’accompagnement. Ce type de projet ne peut être mené uniquement par le pôle comptabilité ou achat. Le projet doit être transverse à l'ensemble de l'entreprise, tous les métiers doivent être impliqués. L’accompagnement au changement est ainsi primordial. La conduite du changement doit s’assurer de mettre à disposition toute la documentation descriptive du processus de dématérialisation des documents. De plus, il va falloir sensibiliser les équipes sur les impacts que ce changement va entraîner sur le traitement de leurs documents.

L’expertise métier d’Axess lui permet de proposer une solution de gestion complète du processus de dématérialisation des factures fournisseurs, de la réception jusqu’au règlement : NEXIA. NEXIA est un logiciel de GED performant et disponible en mode SaaS qui vous accompagne dans la dématérialisation de vos processus et la gestion quotidienne de vos factures fournisseurs mais aussi de vos factures clients, bons de commande, courriers entrants et sortant, notes de frais...