Quels critères prendre en compte lorsqu’on archive ses documents papiers ?

L'espace dédié à l’archivage interne

Dans un premier temps, il est primordial de prendre en compte l’espace qui sera dédié à l’archivage interne des documents papiers au sein de l’entreprise. Il faut en effet calculer la surface occupée par les archives ainsi que le volume de conservation des documents. Habituellement, différentes salles sont nécessaires : salle des archives, salle de tri, bureaux du personnel et enfin un local dédié à la destruction des archives.

De plus, il faut être capable de voir à long terme et d’estimer le volume de documents archivés sur plusieurs années afin que les locaux soient adaptés à l’évolution de l’activité.

Les ressources matérielles et humaines

Autre point important à prendre en compte : les ressources matérielles et humaines. Les salles ont en effet besoin d’être équipées au niveau immobilier (électricité, assurance, taxes…) mais aussi au niveau mobilier (matériel de stockage, scanners/photocopieurs, broyeurs…).

Au niveau des ressources humaines, il s’agit prendre en compte les charges de personnel liées à l’archivage des documents papiers. Il faut donc savoir le nombre de personnes consacrées à cette tâche, afin de calculer le budget total et ajuster leur salaire en fonction. Il aussi compter les prestataires externes auxquels une entreprise peut avoir besoin, notamment pour la destruction des archives.

Les risques internes et externes

Enfin les derniers critères à se préoccuper sont les risques internes et externes. On appelle cela des risques cachés. Il peut notamment s’agir des erreurs de manipulation humaine qui engendrent la perte de documents, mais aussi de sinistres externes (incendie, inondation…).

Même si les assurances prennent en compte certains coûts, l’indemnisation des documents perdus est souvent très faible. Il peut s’agir d’une perte importante suivant la nature du document, qui peut se traduire par une baisse d’activité.

Avant de mettre en place une solution d’archivage interne des documents papiers, il faut bien évidemment mesurer les risques que cela entraîne et pourquoi pas dans ce cas se tourner vers un prestataire qui proposera des solutions numériques réduisant les risques de perte !