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HOBART France, filiale du groupe ITW implanté en Allemagne, est spécialisée dans la fabrication de cuisines professionnelles à destination de la restauration commerciale, des collectivités ou encore des grands comptes (Flunch, Quick…). La filiale assure l’intégralité des besoins de ses clients, de la cuisson au traitement des déchets en passant par la laverie, le froid et le matériel de préparation.

HOBART France s’occupe également de la maintenance de ses propres produits mais aussi de ceux de ses concurrents. Une diversité qui lui permet de répondre aux différentes attentes de ses clients.

Aujourd’hui l’objectif de la filiale est de développer des produits de plus en plus écologiques.

Quelles limites des documents papiers pour les techniciens ?

HOBART France est composée de 150 techniciens et installateurs qui se rendent chez les clients pour des actions d’aide à l’utilisation et de maintenance.

Comme support de travail les techniciens disposent de nombreux documents papiers : manuels d’utilisation,  documentation technique de l’usine, fiches de formation… Les documents nécessaires pour accompagner un technicien dans ses déplacements représentent jusqu’à 80 kilos par voiture.

Un grand nombre de documents demandent un temps de recherche conséquent. Les techniciens font des allers/retours à leur voiture pour récupérer la documentation adaptée à la situation et au client. Une véritable contrainte pour ces collaborateurs qui ont besoin d’accéder à l’information en un instant et d’être réactif. Cette perte de temps empiète aussi sur leur métier qui est l’accompagnement des clients dans l’utilisation de leur matériel.

Les techniciens procèdent également au traitement manuel des devis, des commandes de pièces ou des contrats, ce qui peut engendrer des erreurs et encore une fois une perte de temps. Un paradoxe pour ces techniciens qui doivent être efficaces et rapides à la fois !

Enfin, ce volume conséquent de documents papiers ne correspond pas à la démarche écologique que souhaite développer la filiale.

De la documentation papier au « zéro papier » pour HOBART France !

Pour pallier à ces contraintes, HOBART France décide de numériser l’ensemble de la documentation et de suivre une démarche « zéro papier ».

En numérisant ses documents, la filiale espère centraliser l’ensemble de sa documentation pour rendre l’accès à l’information plus simple et rapide pour ainsi améliorer le travail des techniciens sur le terrain. La mobilité des techniciens leur impose en effet d’utiliser des outils adaptés à leur manière de fonctionner.

De plus, pour répondre aux mieux aux attentes de ses clients, la filiale offre plus de possibilités lors des rendez-vous avec les techniciens, comme celle de pouvoir commander en temps réel des pièces de rechange directement en magasin.

Enfin, une démarche « zéro papier » est synonyme pour la filiale de respect de l’environnement.

Numériser et centraliser pour gagner du temps

HOBART 2016 1Après une analyse de marché, c’est la solution SPELOG qui a retenu l’attention de la filiale française.

SPELOG, portail internet dédié aux services après-vente, centralise l’information et la documentation technique de l’entreprise au sein d’une base de données unique, afin d’en faciliter l’accès.

Un des atouts de SPELOG pour HOBART France réside dans le fait que la solution soit spécialisée pour les SAV des industriels et la gestion des pièces détachées (SAV, catalogue de pièces de rechanges…).

Au démarrage, la solution a été peu plébiscitée par les techniciens. Habitués à leurs documents papiers, ces collaborateurs nomades étaient réfractaires à l’idée d’utiliser des outils informatiques.

Il a donc fallu accompagner quotidiennement les collaborateurs dans la découverte de ces nouvelles technologiques en étant à l’écoute de leurs besoins et de leurs contraintes métiers.

Comment SPELOG facilite le quotidien des techniciens sur le terrain ?

Désormais, toute la documentation a été intégrée à SPELOG pour un abandon total de la documentation papier. En Offline comme en Online, les techniciens accèdent simplement à SPELOG et s’évitent des allers/retours à leur voiture pour aller chercher les documents nécessaires. En quelques clics, les techniciens répondent à toutes les questions de leur client et gagnent ainsi du temps.

Les techniciens peuvent en temps réel, proposer un devis, rédiger un contrat ou encore commander directement des pièces en magasin, depuis SPELOG. La disponibilité des stocks est visible en temps réel, ce qui réduit le risque d’erreur lors des commandes et permet de répondre plus efficacement aux demandes des clients.

Aujourd’hui, SPELOG est très bien accepté par les techniciens. Les clients quant à eux profitent des nouveaux services proposés par les techniciens lors des rendez-vous, comme la réalisation de devis en ligne ou les commandes en temps réel.

SPELOG a apporté de nombreux bénéfices à HOBART France, parmi lesquelsHOBART 2016 2 :

Des documents disponibles au même endroit et à tout moment pour un réel gain de temps.
La possibilité de réaliser des actions commerciales en temps réel : réalisation de contrat, devis, commandes de pièces de rechanges…
La satisfaction des clients qui apprécient le fait que les techniciens puissent leur proposer de nouveaux services.
Le respect de l’environnement et de la démarche écologique suivie par HOBART France.

Les collaborateurs d’HOBART France ont été bien accompagnés par les équipes d’Axess Technology qui ont su être à l’écoute. L’assistance technique a également su se montrer satisfaisante grâce à des réponses rapides aux problématiques de la filiale.

Satisfait de la solution mise en place au niveau national, HOBART envisage prochainement de déployer SPELOG en Europe (Allemagne, Angleterre, Pays-Bas, Belgique et France).

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HOBART France, filiale du groupe ITW implanté en Allemagne, est spécialisée dans la fabrication de cuisines professionnelles à destination de la restauration commerciale, des collectivités ou encore des grands comptes (Flunch, Quick…). La filiale assure l’intégralité des besoins de ses clients, de la cuisson au traitement des déchets en passant par la laverie, le froid et…